5 Gründe, warum Ihre Agentur eine nahtlose Zeiterfassung braucht.

Es gibt einen Punkt, an dem man als Agentur einfach nicht um eine nahtlose Erfassung der Arbeitszeit herumkommt. Damit meine ich nicht nur das Ein- und Auschecken am Anfang und Ende des Tages. Eine umfassende Zeiterfassung bedeutet vor allem die genaue Erfassung der Arbeitszeit für alle Tätigkeiten - egal ob sie Kundenprojekte oder interne Aktivitäten umfassen.

Obwohl eine solche Initiative anfangs bei den Mitarbeitern unbeliebt sein kann - wegen des Gefühls der "Überwachung" und ähnlicher Bedenken - lohnt es sich für Führungskräfte, die notwendige Überzeugungsarbeit zu leisten und diese Maßnahme im Unternehmen zu verankern. In diesem Blogbeitrag erklären wir, warum das so ist. Hier sind 5 gute Gründe, warum Sie die nahtlose Zeiterfassung sofort in Ihrem Unternehmen einführen sollten:

1. Lernen Sie Ihre Zeitdiebe kennen:

Als Unternehmer müssen Sie zunächst genau verstehen, wohin Ihre tägliche Arbeitszeit tatsächlich fließt. Besonders als Agenturbetreiber haben Sie oft viele Baustellen: Sie betreuen Kunden, führen Vorstellungsgespräche, überwachen Projekte, halten Präsentationen, schreiben Rechnungen und vieles mehr. Am Ende des Tages stellen Sie fest, dass die Zeit wie im Flug vergangen ist, und fragen sich, wo sie eigentlich geblieben ist.

Dies ist nicht nur anstrengend, sondern auch hinderlich für das Wachstum Ihres Unternehmens. Denn bei so vielen dringenden Aufgaben kommen Sie selten zu den wirklich wichtigen Dingen, wie der Entwicklung einer besseren Strategie oder der persönlichen Weiterbildung.

Als Unternehmer müssen Sie niemandem beweisen, dass Sie hart arbeiten. Der erste Schritt, um aus diesem Hamsterrad auszubrechen, ist die Zeiterfassung. Sie müssen für sich selbst verstehen, auf welche Aktivitäten Sie Ihre Woche tatsächlich verwenden. Identifizieren und eliminieren Sie Zeitdiebe und konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen.

2. Stellen Sie Ihre Kapazitätsplanung auf eine solide Grundlage

Die wertvollste Ressource in digitalen Agenturen ist die Zeit. Jeder Mitarbeiter verbringt Zeit - sei es bei der Arbeit an Projekten, in Meetings oder an der Kaffeemaschine. Für Ihr Unternehmen ist es entscheidend, dass so viel wie möglich der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter letztendlich auf einer Rechnung landet. Denn dieser Anteil an produktiver Arbeit finanziert das gesamte Unternehmen.

Als Unternehmer müssen Sie die Gesamtkapazität Ihres Unternehmens im Auge behalten und mit der erwarteten Arbeitsbelastung auf mittlere Sicht vergleichen. Das bedeutet, dass Sie rechtzeitig nach neuen Mitarbeitern suchen und sie ausbilden müssen, wenn sich abzeichnet, dass die Arbeitsbelastung für das Team zu hoch wird. Das Problem ist jedoch, dass die Arbeitsbelastung im Projektgeschäft oft stark schwankt, was die Entscheidung für oder gegen neues Personal erschwert. Und Fehler in diesem Bereich sind teuer: Was ist, wenn Sie den neuen Mitarbeiter einstellen und die Nachfrage dann abflaut?

Daher sollten Sie sich bei der Kapazitätsplanung nicht auf Bauchgefühl verlassen, sondern genau quantifizieren, wie die tatsächlich verfügbaren Zeitressourcen der Organisation aussehen. Hierfür benötigen Sie zuverlässige Zahlen, insbesondere über die Kapazitäten, die von bestehenden Kunden in einem Monat normalerweise abgerufen werden. Und diese Zahlen können Sie nur erhalten, wenn die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten genau erfassen.

3. Entdecken Sie die Kapazitätsreserven Ihres Unternehmens

Bevor Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, sollten Sie sich wirklich sicher sein, dass er oder sie auch wirklich gebraucht wird. Oftmals verfügt ein Unternehmen über unerwartete Kapazitätsreserven in Prozessen und Abläufen, die eigentlich unproduktiv sind.

Ein Beispiel: Eine Agentur mit zehn Mitarbeitern hat jeden Montag ein zweistündiges Teammeeting. Über das Jahr gerechnet fehlen dem Unternehmen dadurch 1.000 Arbeitsstunden für produktive Arbeit an Kundenprojekten. Wenn Sie diesen Prozess auf kurze wöchentliche Einzelgespräche oder ein Team-Stand-up umstellen würden, könnten Sie die Kapazität eines halben Arbeitstages freisetzen.

Sie können jedoch nur herausfinden, wo solche Kapazitätsreserven versteckt sind, wenn Sie Transparenz über die aufgewendete Zeit im Unternehmen schaffen. Und eine präzise Zeiterfassung ist dafür eine Voraussetzung.

4. Anreize für Mitarbeiter

Es ist menschliche Natur: Erst wenn eine Leistung erfasst wird, werden die Spieler wirklich engagiert. Wenn Sie keine Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen haben, ist es wie beim Spielen von Gin Rummy mit Oma ohne Punktzettel: Sie signalisieren Ihren Mitarbeitern, dass es Ihnen nicht wirklich wichtig ist, wie lange sie für ihre Arbeit benötigen. Und das wirkt sich natürlich auf die Effizienz im Allgemeinen aus. Denn wenn es dem Chef nicht wichtig ist, ist es auch den Mitarbeitern nicht wichtig.

Stellen Sie sich nun die Energie in Ihrem Unternehmen vor, wenn jeder Mitarbeiter wüsste, dass Sie genau auf seine Arbeitsstunden achten. Plötzlich würden sich Produktivitätsunterschiede zwischen Kollegen für alle transparent zeigen. Es würde für alle sichtbar werden, welches Leistungsniveau die Organisation erwartet. Und es wäre für schwächere Mitarbeiter viel klarer, welches Niveau sie erreichen müssten, um mit den anderen gleichzuziehen.

5. Mehr fakturierbare Zeit

Die Abrechnung von Arbeitszeit aufgrund von Schätzungen führt zwangsläufig dazu, dass Sie zu wenig abrechnen. Überall geht Zeit verloren: Telefonate mit Kunden werden nicht erfasst, Korrekturschleifen werden vergessen - alles ist nur eine Schätzung.

Das ist natürlich großartig für den Kunden, denn die Grenze zwischen fakturierbarer Projektarbeit und inbegriffenen Leistungen ist fließend und kann bei Bedarf noch verhandelt werden. Da Sie Ihre Zeiten nicht ordnungsgemäß erfasst haben, wird es für Sie schwierig sein, Ihre Ansprüche geltend zu machen.

Eine genaue Zeiterfassung ist einfach fair - für Sie selbst, aber auch für den Kunden. Denn eine hohe Servicequalität können Sie langfristig nur dann bieten, wenn Sie Ihre Arbeitsstunden entsprechend erfassen.

Fazit

Die Einführung einer umfassenden Zeiterfassung erfordert zwar anfangs viel Überzeugungsarbeit seitens der Führungskräfte, aber ich bin überzeugt, dass es sich lohnt - ja, fast unausweichlich ist. Keine andere Maßnahme wird einen so nachhaltigen Einfluss auf Ihre eigene Produktivität und die des gesamten Unternehmens haben.

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