Warum Kunden oft Schwierigkeiten haben, ihre Anforderungen richtig zu formulieren.

Ein sauberes, gut strukturiertes Lastenheft ist mehr als nur ein Dokument – es ist der strategische Plan, der den Rahmen für alle weiteren Aktivitäten setzt. Es schafft Klarheit, vermeidet Missverständnisse und fördert die effiziente und effektive Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien. Ein qualitativ hochwertiges Lastenheft ermöglicht es dem Auftragnehmer, das Projekt in vollem Umfang zu verstehen und optimale Lösungen zu entwickeln. Zudem minimiert es das Risiko von Fehlinterpretationen und unerwarteten Änderungen, was wiederum die Projektkosten und den Zeitaufwand reduziert. Aber warum haben so viele Lastenhefte eine schlechte Qualität? Und wie können wir die Qualität der Lastenhefte verbessern, um die Chancen auf einen erfolgreichen Projektausgang zu erhöhen?

Die Qualität eines Lastenhefts ist maßgeblich abhängig davon, wie gut der Kunde seine Anforderungen in eine strukturierte Form bringen kann. Kunden scheitern oft an dieser Aufgabe, ohne es zu wissen. Aber was sind die Gründe dafür?

• Zeitdruck: Klare und präzise Texte zu schreiben erfordert Konzentration und vor allem Zeit. In vielen Fällen werden Projekte jedoch zusätzlich zu dem hektischen Tagesgeschäft begonnen. Der mit der Zusammenfassung der Anforderungen beauftragte Mitarbeiter hat schlicht nicht genug Zeit für eine sorgfältige Arbeit.
• Fehlende Qualifikation: Die Erstellung eines soliden Lastenheftes erfordert umfangreiche Kenntnisse darüber, welche Informationen eine IT-Firma zur effektiven Implementierung eines Projekts wirklich benötigt. Allerdings verfügen die Mitarbeiter, die das zu lösende Problem im Rahmen des Projekts am besten verstehen, oft nicht über diese spezifische Qualifikation.

“Ours is a world where people don’t know what they want and are willing to go through hell to get it.”

Don MarquisPhilosoph

• Mangelnde Schreibkompetenz: Präzises Schreiben ist Übungssache. Nur wenige Menschen schreiben regelmäßig längere Texte; es fehlt ihnen schlicht die Übung.
• Nutzung von Abkürzungen: Ein weiterer Faktor für die schlechte Qualität vieler Lastenhefte ist der Versuch, den Erstellungsprozess zu beschleunigen. Kunden greifen oft auf generische Vorlagen aus dem Internet oder sogar auf AI-Tools wie ChatGPT zurück, anstatt sich ausführlich mit ihren spezifischen Anforderungen auseinanderzusetzen. Leider führen solche Abkürzungen oft zu ungenauen und oberflächlichen Lastenheften, die das Potenzial für Missverständnisse und Kommunikationsprobleme erhöhen.
• Wunschkonzert: Ein weiteres Problem bei der Erstellung von Lastenheften ist die mangelnde Unterscheidung zwischen essentiellen "Must-Haves" und optionalen "Nice-to-Haves". Oft gleichen Anforderungskataloge einer Sammlung von Wunschfeatures aus Brainstorming-Sitzungen, ohne klare Priorisierung. Ohne diese Priorisierung wird es schwierig, die kritischen Anforderungen von den weniger wichtigen zu trennen, was zu Unklarheiten führen und letztendlich die Effizienz des Projekts beeinträchtigen kann.

Tipps für Kunden:

• Nehmen Sie sich Zeit: Die Erstellung eines guten Lastenhefts braucht Ruhe und Zeit. Planen Sie diese in Ihre Projektvorbereitung mit ein.
• Schulung und Training: Nutzen Sie Schulungsangebote oder holen Sie sich Unterstützung von Experten, um Ihre Kenntnisse zu verbessern.
• Setzen Sie die richtigen Werkzeuge ein: Es gibt spezielle Software und Plattformen, die speziell für die Erstellung von Lastenheften entwickelt wurden. Diese können den Prozess erheblich erleichtern.
• Lernen Sie die Standards kennen: Kenntnisse über Normen und Standards können die Qualität Ihres Lastenhefts erheblich verbessern.
• Setzen Sie Prioritäten: Unterscheiden Sie zwischen "Must-Haves" und "Nice-to-Haves". Machen Sie deutlich, welche Anforderungen unverzichtbar sind und welche optional sind.

Übrigens:

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