Warum nicht jede Aufgabe wertschöpfend ist
To-do-Listen, Kalender, Meetings, Slack-Nachrichten, E-Mails, Rückfragen, nochmal Rückfragen – und am Ende eines vollen Tages bleibt trotzdem das Gefühl: Irgendwie ist wieder nichts richtig weitergegangen. Kennst du?
Willkommen im Alltag vieler digitaler Dienstleister. Wir sind dauerbeschäftigt. Aber nicht zwingend produktiv. Und das liegt an einem fundamentalen Denkfehler: Wir verwechseln Aktivität mit Wertschöpfung.
Was ist eigentlich „Wert“?
Im Lean-Ansatz ist „Wert“ ein sehr klar definierter Begriff. Eine Aktivität ist nur dann wertschöpfend, wenn sie:
1. direkt zum Ergebnis beiträgt,
2. vom Kunden gewünscht oder bezahlt wird,
3. und nicht durch bessere Prozesse vermeidbar ist.
Das klingt zunächst technisch – ist aber in der Praxis radikal klärend. Denn plötzlich wird sichtbar, wie viel deiner täglichen Arbeit zwar Zeit kostet, aber keinen tatsächlichen Nutzen erzeugt.
Ein paar Beispiele:
Wertschöpfend: Du entwickelst ein Feature, das der Kunde bestellt hat.
Nicht wertschöpfend: Du schreibst eine interne Mail, weil im Briefing wichtige Infos gefehlt haben.
Grenzfall: Du beantwortest Rückfragen, weil der Kunde die Projektübersicht nicht verstanden hat.
Letzteres mag notwendig sein – aber auch das ist kein idealer Zustand. Denn es zeigt: Es fehlt an Klarheit. Und Klarheit ist Teil guter Wertschöpfung.
Die Macht der Value Definition
Im Lean Thinking beginnt jede Prozessverbesserung mit einer sogenannten Value Definition. Das bedeutet: Du schaust dir deine Abläufe ganz nüchtern an und stellst eine entscheidende Frage:
“Welche dieser Aktivitäten schaffen wirklich Wert – für den Kunden und für mein Unternehmen?”
Diese Sichtweise verändert deinen Arbeitsalltag.
Plötzlich fällt auf, wie viel Zeit in Aufgaben fließt, die nur entstanden sind, weil vorher etwas anderes nicht klar, nicht einfach oder nicht automatisiert war. Du erkennst, welche Schleifen du ständig drehst. Welche Meetings nichts bringen. Und wo alle nur beschäftigt sind, ohne dem Ziel näher zu kommen.
Ein typischer Agentur-Tag – durch die Lean-Brille betrachtet
Ein Kunde ruft an und bittet um ein Update.
Warum eigentlich? Liegt vielleicht daran, dass der Projektstatus nirgendwo für ihn einsehbar ist.
Zwei Teammitglieder diskutieren 20 Minuten lang über eine Ticketbeschreibung.
Das Ticket war zu unklar. Die Info hätte dort drinstehen müssen. Stattdessen müssen zwei Profis raten, was eigentlich gemeint war.
Du suchst zum dritten Mal diese eine Excel-Tabelle.
Weil es keine zentrale Ablage gibt. Weil niemand weiß, welches Dokument das aktuelle ist. Und weil die Datei „Kundenangebot_neu_final_FINAL_3“ heißt.
Jede dieser Situationen ist Alltag. Aber sie ist auch Muda – das japanische Wort für Verschwendung. Und: Sie ist vermeidbar.
Was du tun kannst
Wenn du beginnst, deinen Arbeitsalltag anhand von Wert und Verschwendung zu analysieren, hast du ein Werkzeug in der Hand, das wirkliche Veränderungen möglich macht. Du kannst:
- unklare Prozesse identifizieren und vereinfachen,
- unnötige Tätigkeiten automatisieren oder eliminieren,
- den Fokus deines Teams zurück auf das legen, was wirklich zählt.
Und das zahlt sich aus. Nicht nur wirtschaftlich, sondern auch emotional. Denn nichts frustriert so sehr wie sinnlose Arbeit.
Wie Leadtime hilft
Lean Thinking ist der Grundgedanke hinter Leadtime. Unsere Software wurde gebaut, um dir zu helfen, genau diesen Unterschied zu erkennen: Was ist wirklich wichtig – und was nicht?
Mit Leadtime kannst du:
- präzise erfassen, wie viel Zeit wofür aufgewendet wird,
- Aufgaben klar strukturieren und wiederverwendbar machen,
- Ticketverläufe transparent gestalten,
- und die Wertschöpfung deiner Teams sichtbar machen.
Denn wenn du weißt, worauf es ankommt, brauchst du keine ellenlangen To-do-Listen mehr. Du brauchst nur ein System, das hilft, die richtigen Dinge richtig zu tun.