Blog Overview

Projects

Redmine Alternative 2026: PSA Software for Agencies

Redmine is a powerful ticket system — but not a PSA solution. Why agencies need more, and how Leadtime bridges the gap.

Lukas Ebner•Mar 21, 2026

Abstraktes Ölgemälde mit PSA Professional Services Automation in weißer Schrift auf orangem Hintergrund

Projects

PSA Software: What Service Businesses Actually Need

PSA software connects projects, time, resources, and finances in one data flow. Why PM tools and ERP fall short — and what matters when choosing.

Lukas Ebner•Mar 21, 2026

Agencies

When You Don't Notice Your Business Is on Fire

More clients, bigger team, less visibility — and a fire nobody sees. On the growth trap in service businesses.

Lukas Ebner•Mar 18, 2026

Ölgemälde: Goldene Münzen strömen aus einem Messinghahn in ein überlaufendes Becken

Projects

Project Controlling: How Service Companies Keep Budgets and Margins on Track

Why textbook controlling methods fail at agencies — and how a pragmatic approach works in four weeks.

Lukas Ebner•Mar 12, 2026

Ölgemälde eines Teams bei der Projektarbeit an einem Tisch mit Boards und leuchtenden Bildschirmen im Morgenlicht

Projects

IT Project Management: The Complete Guide for Agencies

31% of IT projects succeed. What agencies and service providers need to do differently – methods, tools, and the 7 most expensive mistakes.

Lukas Ebner•Mar 6, 2026

Ein digitales Gemälde zeigt einen großen Lastwagen, der prekär am Rand einer steilen Klippe steht, umgeben von Nebel und Bergen, die im sanften Morgenlicht getaucht sind. Die Szene evoziert Spannung und Isolation und kontrastiert das fragile Gleichgewicht des Lastwagens mit der weiten, verschwommenen Ausdehnung darunter.

Projects

Project Forecasting: Why Most Teams Spot Delays Too Late

71% of IT projects exceed their budget. Two sharp questions, real numbers, and a weekly rhythm can prevent that.

Lukas•Mar 5, 2026

Ein digitales Gemälde zeigt eine Person, die den Boden eines überfluteten Büros wischt. Wasser tropft von der Decke, und mehrere Eimer sind verstreut, um die Lecks aufzufangen. Die Szene, in sanften Grau- und Blautönen gemalt, vermittelt ein Gefühl von ruhiger Beharrlichkeit inmitten von Chaos und Zerstörung.

Agencies

Revenue Leakage: What Hospitals Know That Agencies Don't

3-7% of agency revenue disappears before the invoice goes out. What hospitals figured out about revenue leakage that IT agencies still haven't.

Lukas•Mar 5, 2026

Ein kleines Flugzeug fliegt durch einen stürmischen Himmel, der von einem goldenen Lichtstrahl erleuchtet wird. Die dunklen Blau- und Grautöne des Gemäldes stehen im Kontrast zu dem warmen Glühen voraus, das Hoffnung, Orientierung und Durchhaltevermögen inmitten von Unsicherheit und Turbulenzen symbolisiert.

Resource Management

Team Capacity Planning: Why Gut Feeling Isn't Enough

Why gut feeling fails at capacity planning – with data from the CHAOS Report and a pipeline built on real time tracking data.

Lukas•Mar 5, 2026

Ein realistisches digitales Gemälde zeigt eine orangefarbene Black Box, die in einem nebligen Feld zwischen verstreutem Trümmermaterial und Wildblumen liegt. Die Szene, die in sanften blauen und erdigen Tönen gestaltet ist, weckt eine ernste Atmosphäre der Nachwirkungen, der Untersuchung und der stillen Widerstandsfähigkeit nach einer Katastrophe.

Projects

Scope Creep: Why IT Projects Really Fail

Scope creep isn't a willpower problem — it's a structural one. The Swiss Cheese model shows how IT projects really fail.

Lukas•Mar 5, 2026

Ein digitales Gemälde zeigt eine Reihe humanoider Roboter mit schlanken weißen und orangefarbenen Körpern, die an einer Montagelinie arbeiten. Ihre mechanischen Rahmen sind teilweise sichtbar, und der Hintergrund verblasst in eine neblige industrielle Umgebung, die Themen wie Automatisierung, Massenproduktion und die verschwommene Grenze zwischen Maschine und Arbeiter anspricht.

Agencies

Agency Workflow: What Kitchens Teach About Creative Work

90% of knowledge work is repetition. Standardize the repetitive parts, and you don't lose creativity — you gain time for the work that matters.

Lukas•Mar 5, 2026

Ölgemälde-Porträt eines ruhigen kreativen Fachmanns, der an einem hellen Schreibtisch mit Architekturplänen oder Workflow-Diagrammen sitzt, Sonnenlicht auf seinem Gesicht, sichtbare Pinselstriche in Weiß und Blaugrün, Metapher für die Wiedererlangung der Kontrolle und den Aufbau von Strukturen für Wachstum.

Agencies

How to Scale a Marketing Agency Without Losing Control

At 10 clients, everything works. At 15, it falls apart. Why agencies need systems, not more people — and what restaurants can teach you.

Lukas•Mar 5, 2026

Ein impressionistisches Gemälde zeigt einen einsamen Reisenden, der in einem Flughafenterminal steht und auf eine große Abflugsanzeige schaut. Das Licht von den Fenstern spiegelt sich auf dem polierten Boden, während draußen ein Flugzeug wartet, was eine Stimmung von Vorfreude, Einsamkeit und stiller Reflexion schafft.

SaaS

Rethinking Client Onboarding: What the First 100 Days Really Decide

B2B onboarding averages 100 days. Why the first week decides everything – and what behavioral science reveals about the client onboarding process.

Lukas•Mar 5, 2026

Oelgemaelde eines einsamen Kontrollturms der orange leuchtet im dichten Nebel mit kreuzenden Flugzeuglichtern

Projects

Managing Multiple Projects: Methods, Software & Comparison

Why multi-project management breaks at 5+ projects - methods, software comparison, and what IT services teams actually need.

Lukas Ebner•Mar 5, 2026

Ölgemälde von Uhrzeigern und Ziffern die durch ein kupfernes Küchensieb fließen

Time Tracking

Project Time Tracking: What Restaurants Know That IT Agencies Forgot

Agencies capture only 72% of billable hours. Why project time tracking needs to work like food cost percentage – and what good tools require.

Lukas Ebner•Mar 5, 2026

Ein impressionistisches digitales Gemälde zeigt vier Personen, die um einen Tisch sitzen und aufmerksam einen leuchtenden Globus studieren. Sanfte Blau- und Bernsteintöne schaffen eine Atmosphäre von Fokus und Zusammenarbeit, die Teamarbeit, globale Strategie oder gemeinsames Entdecken in einem büroähnlichen Umfeld andeuten.

Agencies

Agency Sales Pipeline – Forecasting Without the Crystal Ball

How ensemble forecasting from meteorology makes agency revenue predictions reliable – combining weighted deals, project revenue, and retainers.

Lukas•Mar 4, 2026

Ein impressionistisches Ölgemälde eines bärtigen Mannes in einem Anzug, der in einem Büro steht. Eine Hand auf der linken Seite steckt Eurobanknoten in eine seiner Jackentaschen, während eine andere Hand auf der rechten Seite Geld aus der anderen Tasche nimmt, was einen ungleichmäßigen Geldfluss oder interne finanzielle Ineffizienz symbolisiert.

Finance Management

Faster Agency Billing: Why the Invoice Gap Is Killing Your Cash Flow

The Invoice Gap — the delay between completed work and sent invoices — costs agencies thousands in tied-up cash. Learn how to close it.

Lukas•Mar 4, 2026

Ein impressionistisches digitales Gemälde zeigt eine einsame Figur in Anzug, die vor einem riesigen Berg aus Papier und Haftnotizen steht. Aktenschränke und verstreute Dokumente umgeben die Person und symbolisieren Überwältigung, Bürokratie und den Kampf gegen eine Lawine administrativer Verwüstung.

Agencies

How to Prioritize Tasks: Why Methods Aren't Enough

Eisenhower, MoSCoW, RICE – everyone knows the methods. But without a continuous system, prioritization stays theory. Here's how to build one that works.

Lukas•Mar 4, 2026

Ein impressionistisches Ölgemälde zeigt eine Hand, die eine Stoppuhr im Vordergrund eines belebten Großraumbüros hält. Menschen sitzen an Schreibtischen mit Computern, Papieren und Büromaterialien. Die sanften Pinselstriche und gedämpften Farben vermitteln ein Gefühl von Zeitdruck in einem Unternehmensumfeld.

Time Tracking

Time Tracking Adoption: Why Most Companies Get It Wrong

80% of all timesheets need corrections. The problem isn't the tool — it's the process. Here's how to get time tracking adoption right.

Lukas•Mar 4, 2026

Ein impressionistisches Gemälde zeigt eine Person, die vor einer Wand steht, die mit Hunderten von bunten Haftnotizen bedeckt ist. Die Figur, von hinten betrachtet, steht vor einem chaotischen, aber lebhaften Mosaik aus Ideen, das Kreativität, Überwältigung oder strategische Planung in einem Ausbruch von Farbe und Energie symbolisiert.

Time Tracking

We’re Agile — We Don’t Need Time Tracking!

Story points measure complexity, not reality. How time data improves agile retrospectives, sprint planning, and forecasts.

Lukas•Mar 4, 2026

Ein Gemälde im Impressionismus-Stil zeigt einen dichten Verkehrsstau aus der Vogelperspektive, mit Reihen von farbenfrohen Autos in Rot-, Gelb-, Blau- und Weißtönen. Dicke, strukturierte Pinselstriche und lebendige Farben erzeugen ein Gefühl von städtischer Überlastung, Bewegung und modernem Chaos, das in Farbe eingefroren ist.

SaaS

Onboarding Bottleneck: When Your Delivery Team Can't Keep Up With Sales

30–50% of new customers drop out during onboarding. Not because of the product – because delivery can't keep up. Here's how scaling companies fix it.

Lukas•Mar 4, 2026

Ein impressionistisches digitales Gemälde zeigt einen großen gelben Bagger, der in seichtem Wasser oder Schlamm feststeckt. Die abgenutzte Maschine lehnt sich leicht und spiegelt sich in der ruhigen Oberfläche darunter. Die sanften Pinselstriche und gedämpften Blau- und Gelbtöne vermitteln ein Gefühl von Verlassenheit, Kampf und Verfall.

Projects

Why Project Planning Fails – And What Air Traffic Control Can Teach Us

83.8% of IT projects deviate from the plan. Why Gantt charts fail and how living planning actually works.

Lukas•Mar 4, 2026

Ein Gemälde im impressionistischen Stil zeigt einen Geschäftsmann mit einem Oktopuskopf, der an einem unordentlichen Schreibtisch sitzt. Die vielen Tentakeln des Wesens halten gleichzeitig Papiere, ein Telefon und Büromaterialien. Die humorvolle, surreale Szene symbolisiert Multitasking, Überarbeitung und das Chaos des modernen Berufslebens.

SaaS

Shared Inbox vs. Ticketing System: Why the Switch Hurts — and Why It's Still Worth It

Most SaaS teams know their shared inbox doesn't scale. They still put off the switch — because of the rough patch that follows. Why the uncomfortable detour is worth it.

Lukas•Mar 4, 2026

Ölgemälde eines Formel-1-Pit-Stops von oben mit Crew in dynamischer Bewegung

SaaS

Leadtime + n8n: How a Small Team Builds a Fully Automated Business

Leadtime is the heart of your business. n8n is the nervous system. Together they let a small team automate everything – from AI telephony bots to investor reports.

Lukas Ebner•Mar 4, 2026