Zwei Wochen im Projekt. Das Design-Team hängt noch an der Startseite. Das sollte vor fünf Tagen fertig sein. Die Entwickler warten, nichts ist vorbereitet. Der Kunde fragt nach einem Update. Im Plan: Launch in vier Wochen. In echt: Du weißt jetzt schon – das wird nicht reichen.

Montag, 9 Uhr im Management-Meeting: "Können wir zwei neue Entwickler einstellen?" Du schaust in deine Pipeline, siehst drei große Deals und sagst: "Ja, sollte klappen." Drei Monate später sind alle Deals noch offen. Die Entwickler sitzen rum. Willkommen in der Realität von "Pipeline als Hoffnung" statt "Pipeline als Planungsinstrument". Die Lösung: strukturierte Daten und ein System, das Annahmen in echte Prognosen übersetzt.

Du lieferst schnell. Projekte werden termingerecht abgeschlossen. Kunden sind zufrieden. Aber dann kommt der 15. des Monats. Gehälter, Miete, Cloud-Provider. Du schaust auf dein Konto – es ist leer. Nicht, weil du keine Umsätze gemacht hast. Sondern weil das Geld noch nicht da ist. Zwischen "Arbeit fertig" und "Geld auf dem Konto" liegen oft 40, 50, 60 Tage. Willkommen im Onboarding-Albtraum.

Quartalsabschluss. Der CFO einer Münchner Digitalagentur (45 Mitarbeiter) sitzt vor dem Forecast. Geplant: 3,2 Mio Euro. Tatsächlich abgerechnet: 3,04 Mio. Differenz: 160.000 Euro. Alles geliefert. Alles dokumentiert. Kunden zufrieden. Aber 5% des Umsatzes sind einfach... weg. Nicht storniert. Nicht verweigert. Einfach nie abgerechnet.

Montagmorgen: Kritischer Bug, Feature bis Freitag, "dauert nur 30 Minuten", "vor drei Wochen besprochen", CEO fragt nach, "blockiert unser Team". Alle haben recht. Alle wollen es jetzt. Du hast 40 Stunden diese Woche. Wie entscheidest du, was zuerst kommt? Nach Bauchgefühl – oder nach System?

Montagsmeeting – jede Woche das Gleiche 87 offene Tickets aus 8 Kundenprojekten. 6 Entwickler. Die Frage: "Wer macht was diese Woche?" Nach einer Stunde habt ihr Tasks verteilt. Es fühlt sich nicht richtig an. Habt ihr gerade wirklich geplant? Oder nur gehofft, dass es irgendwie klappt?

Montagmorgen. Dashboard öffnen. Seit drei Monaten läuft das neue Zeiterfassungs-Tool. Was du siehst: 60% der Einträge fehlen, 30% sind falsch, 10% wurden Freitagnachmittag aus dem Gedächtnis eingetragen. Du ahnst: Die Einführung ist gescheitert. Warum Zeiterfassung in den meisten Unternehmen scheitert – und wie du es richtig machst.

Freitag, 15 Uhr. Sprint Retrospective. "Was ist im letzten Sprint schief gelaufen?" Die üblichen Antworten: Features dauerten länger, Bugs fraßen Zeit. "Und wie viel Zeit genau?" Stille. Niemand weiß es. Die Retrospektive wird zur Spekulationsrunde. Ihr diskutiert Gefühle, nicht Fakten.

Der Projektmanager kommt ins CEO-Büro. Wieder mal. Das dritte Mal in sechs Monaten. "Wir sollten auf Notion umsteigen", sagt er. Der CEO schaut auf. "Notion. Letztes Quartal war es ClickUp. Davor Trello, Asana, Monday, Airtable." Pause. "Jedes Mal das gleiche Versprechen. Jedes Mal die gleichen Probleme drei Monate später." Der CEO lehnt sich zurück. "Vielleicht liegt es nicht am Tool."

Team Meeting. Report des Head of Sales: 14 Neukunden dieses Quartal. Der CEO freut sich. Dann der Head of Project: "Alle Projekte im Plan. Kundenzufriedenheit 95%. Das Team läuft." So geht Wachstum ohne Chaos. Leadtime macht den Engpass zum Highway und hält Ihre Liegerkapazitäten im Flow – bei jedem Tempo.

Projektreview, 18 Monate nach Kickoff. Das Team sitzt zusammen, erschöpft. Budget +140%, Deadline um 9 Monate überzogen, Feature-Liste zur Hälfte gestrichen. Der Kunde ist unzufrieden, das Team ausgebrannt. "Also", sagt der CTO, "was ist schief gelaufen?" Stille. Dann meldet sich jemand: "Alles. Aber... nichts Großes. Nur viele kleine Dinge." Genau das ist das Problem.

Kickoff-Meeting. Der Projektleiter öffnet den Gantt Chart. Drei Monate, säuberlich in Balken. Vier Wochen später: Der Plan zeigt "Week 4: Content-Migration fertig". Realität: Team steckt in Interviews, Designer warten auf Feedback, drei Entwickler krank, Kunde will neue Features. Der Chart ist makellos. Das Projekt ist Chaos. "Sprechen wir über das, was wirklich läuft."

Donnerstag, 16 Uhr. Deine beste PM kommt ins Büro: "Wir brauchen ein Template für Website-Projekte. Zum fünften Mal diese Woche das gleiche Kickoff-Briefing geschrieben." Du: "Aber unsere Projekte sind doch alle unterschiedlich. Jeder Kunde will was anderes." Sie schaut dich an und sagt: "Ja. Aber die ersten acht Fragen sind immer die gleichen." Touché.

"Support? Ist doch nur E-Mails beantworten." Das denken viele – bis sie 100 Kunden haben. Dann wird aus E-Mails ein Chaos aus drei Tools, verlorenen Tickets und einem Support-Team, das mehr sucht als hilft. Willkommen im B2B-Support-Alltag.

Am Anfang ist Support einfach. Zehn Kunden, die du alle persönlich kennst. Anfragen kommen per E-Mail, jemand antwortet, fertig. Dann wächst du auf 50 Kunden. Nachrichten rutschen durch. Zwei Leute beantworten dieselbe Anfrage. Bei 100 Kunden ist es vorbei. Dein Team ist begraben unter Chaos. Support wird vom Aushängeschild zum Flaschenhals. Die Lösung ist nicht einfach nur ein weiteres Tool – sondern ein System, das mit dir wächst.

Du hast deine Agentur gegründet, weil du Dinge machen wolltest. Websites. Kampagnen. Strategie. Jetzt verbringst du den Tag damit, zwischen Proposals, Deadlines und Team-Koordination hin- und herzuspringen. Neue Clients willst du, aber gleichzeitig weißt du: Wenn noch ein Projekt dazukommt, kollabiert das System. Das ist kein Mangel an Talent. Das ist kein Mangel an Nachfrage. Das ist ein Mangel an Struktur.

"In drei Wochen sind Sie live" – und Sie meinen es auch so. Mit Leadtime wird daraus Realität: Drei Wochen später läuft der Kunde produktiv, das Team hat schon sein Training bekommen und alle sind beeindruckt. Professionelles Onboarding, das hält, was Sie versprechen, und Kundenbeziehungen von Anfang an stärkt.