1. Statische Gantt Charts in einer dynamischen Welt

Gantt Charts sehen großartig aus in Kickoff-Präsentationen. Sie vermitteln ein Gefühl von Kontrolle – farbige Balken, Dependencies, Milestones säuberlich aufgereiht. Aber sie sind nur Schnappschüsse.

Sobald die echte Arbeit beginnt, verzögern sich Tasks, ändert sich der Scope, verschieben sich Prioritäten – und plötzlich ist der Chart veraltet.

Ihn zu aktualisieren kostet Zeit, also macht es kaum jemand. Stattdessen driftet der Plan langsam von der Realität weg. Die Leute arbeiten an dem, was dringend ist, nicht an dem, was im Chart steht. Und der sorgfältig erstellte Plan wird zum hübschen Bild ohne operativen Wert.

47% der Agile-Projekte haben Verspätungen, Budget-Überläufe oder unzufriedene Kunden, oft aufgrund schlechter Sichtbarkeit, Ressourcen-Bottlenecks und verschobener Prioritäten. Das Problem: Gantt Charts sind für eine andere Ära gebaut – für lineare, phasenbasierte Projekte. Digitale Projekte aber leben in einer Welt konstanter Veränderung.

2. Keine Verbindung zwischen Planung und Umsetzung

In vielen Unternehmen passiert Planung in einem Tool (oft Excel oder MS Project), während die eigentliche Arbeit woanders lebt (Ticketing-Systeme, Slack, Time Tracker). Diese Trennung schafft Reibung:

• Pläne basieren auf Annahmen, nicht auf Live-Daten

• Tasks werden doppelt angelegt oder vergessen zwischen Tools

• Leadership plant strategisch – Teams arbeiten taktisch – und die beiden Welten treffen sich nie

Das Ergebnis ist vorhersehbar: Veraltete Pläne, frustrierte Projektmanager und Teams, die sich improvisierend durch die Delivery kämpfen.

3. Excel als Planungs-Rettungsanker

Wenn Projekttools versagen, springt Excel als Held ein – und wird schnell zum Bösewicht. Spreadsheets sind flexibel, aber fragil. Sie brechen mit einer falschen Zellreferenz, skalieren nicht über mehrere Teams und sind auf manuelle Pflege angewiesen.

Ein einzelnes komplexes Projekt lässt sich so noch managen. Aber mit mehreren Projekten, verteilten Teams und wechselnden Prioritäten wird Excel zur Belastung. Kapazitätsplanung wird zu Rätselraten, und Entscheidungen werden reaktiv statt datengetrieben.

Was stattdessen funktioniert: Planung als lebendiger Prozess

Das Problem ist nicht die Planung selbst – es ist, wie geplant wird. Statische, getrennte Methoden passen nicht zum Tempo digitaler Arbeit. Moderne Teams brauchen lebendige Planungssysteme, die sich mit ihren Projekten weiterentwickeln.

So sieht das aus.

1. Ticket-basierte Planung als Fundament

Vergiss Planung um abstrakte Milestones herum. Fang mit echten Tickets an. Tickets repräsentieren tatsächliche Arbeit: Sie haben Owners, geschätzten Aufwand, Kontext und Links zu Projekten.

Wenn dein Plan auf Tickets aufgebaut ist, bleibt er automatisch relevant. Neue Client-Anfrage? Ticket erstellen. Bug taucht auf? Ticket. Scope ändert sich? Tickets anpassen. Plan und tatsächliche Workload sind immer synchron – weil sie dasselbe sind.

Konkretes Beispiel:

Eine E-Commerce-Agentur aus Stuttgart – etwa 40 Mitarbeiter, spezialisiert auf Shop-Systeme – wechselte 2023 von Excel-basierten Projektplänen zu einem ticket-basierten System.

Der Unterschied? Vorher: Wöchentliche Meetings, in denen der Projektleiter manuell Tasks aus einem Spreadsheet in ein Kanban-Board übertrug. Ständig veraltete Daten. Entwickler wussten nicht, was als nächstes kommt.

Nachher: Jede Anfrage wird direkt als Ticket angelegt. Jedes Ticket hat Owner, Estimate, Status. Das Board ist der Plan. Keine Doppelarbeit. Keine veralteten Dokumente.

Ergebnis nach drei Monaten: 35% weniger Koordinations-Overhead, Teams arbeiten fokussierter, Projektmanager haben echte Echtzeit-Daten statt Bauchgefühl.

2. Echtzeit-Ressourcenplanung

Kapazitätsplanung ist nur nützlich, wenn sie die Realität widerspiegelt. Statt basierend auf veralteten Annahmen zu prognostizieren, visualisieren moderne Planungstools die wöchentliche Team-Kapazität:

• Wer ist verfügbar?

• Wie viel Zeit haben sie?

• Wo bilden sich Bottlenecks?

Indem du geplante Arbeit mit tatsächlicher Verfügbarkeit abgleichst, verhinderst du Überlastung, bevor sie passiert. Urlaube, Krankheitstage und Feiertage werden eingerechnet – keine Überversprechungen mehr basierend auf "theoretischer" Team-Kapazität.

3. Iterative Sprint-Planung statt Wasserfall

Langfristige Pläne sehen schön aus, aber die Realität kooperiert selten. Deshalb planen erfolgreiche Teams iterativ: in wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Sprints.

Dieser Ansatz bedeutet nicht, dass du langfristiges Denken aufgibst – es bedeutet, dass du strukturierte Flexibilität einbaust. Du fokussierst auf das, was jetzt relevant ist, passt schnell an und hältst alle im Gleichtakt.

Statt starrer Gantt Charts bekommst du lebendige Pläne, die mit dem Rhythmus deines Projekts atmen.

Wie Leadtime es funktionieren lässt

Leadtime ist genau für diesen Shift gebaut – von statischer zu lebendiger Planung.

Big Picture: Kundenorientierte Projekt-Übersicht

Das Big Picture ist der erste Schritt in der Planungskette. Es zeigt alle Tasks eines Projekts als visuell organisierte Karten, unterteilt nach Task-Typen (Features, Bugs, etc.). Innerhalb dieser Kategorien können Tasks nach Wichtigkeit priorisiert werden.

Use Case: Ein Projektmanager koordiniert mit dem Kunden und bespricht, welche Features oder Bugs aktuell höchste Priorität haben. Das hilft dem Kunden, eine klare Reihenfolge für seine Anfragen zu setzen und den Fokus auf die dringendsten Tasks zu halten.

Ziel: Strukturierte, visuelle Übersicht über Tasks innerhalb eines Projekts – einfachere Koordination zwischen Kunde und Agentur.

Pools: Projektübergreifende Priorisierung

Pools erweitern das Big Picture auf Multi-Projekt-Ebene. Projektmanager handhaben meist mehrere Kunden gleichzeitig und müssen Prioritäten zwischen diesen Projekten ausbalancieren.

Der Pool ist ein Multi-Projekt-Dashboard, wo du die Tasks all deiner verwalteten Kunden zusammen siehst.

Use Case: Ein Projektmanager, der mehrere Kunden betreut, sieht die priorisierten Tickets verschiedener Projekte nebeneinander in seinem Pool. So kann er entscheiden, welche Tasks in den kommenden Tagen den größten Mehrwert für das Unternehmen bringen.

Zusätzlich: Der Team-Lead kann in die Pools eingreifen und strategische Prioritäten setzen, z.B. besonders umsatzstarke Tasks hervorheben.

Ziel: Projektmanager priorisieren über Projekte hinweg und stellen sicher, dass die wichtigsten Tasks zuerst erledigt werden – für maximale Kundenzufriedenheit und Unternehmenswert.

Pipeline: Team-Ressourcenplanung

Die Pipeline wird für die wöchentliche Zuweisung von Tasks an Teammitglieder genutzt – meist Entwickler oder spezialisierte Experten. Es geht darum, die Kapazitäten der Teammitglieder effizient zu nutzen und eine smarte Reihenfolge für die Umsetzung zu setzen.

Die Pipeline verteilt die Tasks über Projekte und Kunden für die Woche und zeigt, wie viel Arbeitszeit jeder Entwickler verfügbar hat.

Use Case: In einem wöchentlichen Meeting bringt jedes Teammitglied seine priorisierten Tickets aus dem eigenen Pool mit. Der Team-Lead moderiert und entscheidet gemeinsam mit dem Team, welche Tasks in welcher Reihenfolge mit welcher Ressourcenverteilung erledigt werden sollen.

Visualisierung: Die Pipeline teilt jeden Tag in 15-Minuten-Abschnitte und gibt eine Übersicht, wie viel Kapazität verfügbar ist und wie die Arbeit über die Woche verteilt ist.

Ziel: Die Pipeline dient als Planungstool, um Tasks in smarter Reihenfolge auf Spezialisten zu verteilen und das Maximum aus den vorhandenen Ressourcen herauszuholen.

Stacks: Individueller Arbeitsplan

Der Stack ist das finale Tool in der Planungskette und liefert die individuelle Task-Liste für jeden Spezialisten. Die Tasks, die in der Pipeline für einen Mitarbeiter gesetzt wurden, tauchen in seinem Stack in der festgelegten Reihenfolge auf.

Der Stack fungiert als personalisiertes Kanban-Board, strukturiert den Workflow klar und hilft dabei, Tasks produktiv abzuarbeiten.

Use Case: Ein Entwickler sieht zu Beginn der Woche alle seine zugewiesenen Tasks in der "To do"-Spalte seines Stacks. Er arbeitet die Tasks nacheinander ab. Wenn er auf ein Problem stößt oder Feedback braucht, kann er das Ticket in die "Request feedback"-Spalte verschieben und dem verantwortlichen Kollegen zuweisen. Das pausiert den Fortschritt an diesem Task, und er kann sich auf den nächsten fokussieren.

Ziel: Stacks reduzieren Rückfragen und lassen Entwickler ihre Arbeit fokussiert und ohne Unterbrechungen erledigen.

Instant Adaptation

Prioritäten anpassen aktualisiert Team-Boards automatisch. Entwickler sehen immer, was als nächstes kommt – ohne manuelles Umsortieren.

Totale Transparenz

Jeder – vom Management bis zu Teammitgliedern – sieht denselben Live-Plan. Keine "zwei Versionen der Realität" mehr.

Das ist kein Planungstheater – das ist operative Kontrolle.

Fazit: Verwirf den Plan, behalte das Planen

Traditionelle Projektplanung scheitert nicht, weil sie falsch ist – sie scheitert, weil sie für eine andere Ära gebaut wurde. In digitalen Service-Unternehmen, wo Veränderung konstant ist und Geschwindigkeit zählt, können Pläne keine statischen Dokumente sein.

Sie müssen lebendige Systeme sein, die mit echter Arbeit verbunden sind, auf Veränderung reagieren und für alle Beteiligten transparent sind.

Leadtime schließt die Lücke zwischen Plan und Realität. Es verwandelt Planung von einer einmaligen Übung in einen kontinuierlichen, dynamischen Prozess – und gibt deinem Team Klarheit, Fokus und die Fähigkeit, zuverlässig zu liefern, auch wenn die Welt um dich herum sich ständig verändert.