Hier ist die unbequeme Wahrheit: 70% aller Knowledge-Work-Aktivitäten sind repetitiv, ähnlich und reif für Standardisierung. Das hat William Heitman in "The Knowledge Work Factory" mit Daten aus tausenden Projekten belegt.

Das heißt nicht, dass deine Projekte langweilig sind. Es heißt, dass der Großteil deiner Prozesse identisch ist – während nur ein kleiner Teil tatsächlich individuell ist.

Die Zahlen sind brutal klar:

• 70% der Projektarbeit ist procedural – immer gleich, leicht standardisierbar

• 33% der Arbeitszeit verschwenden Knowledge-Worker mit unnötiger Nacharbeit wegen fehlender Standardisierung

• 93% der Organisationen nutzen standardisierte PM-Praktiken, aber nur 23% organization-wide

• 77% der high-performing Projekte nutzen PM-Software – während nur 22% aller Unternehmen überhaupt welche nutzen

Und trotzdem hört man immer wieder: "Unsere Projekte sind zu einzigartig für Templates."

Bullshit.

Was du wirklich standardisieren kannst (und was nicht)

Die meisten Leute verwechseln zwei verschiedene Dinge:

Procedural Work (70%): Der Workflow um das Projekt herum. Briefing, Kickoff, Status-Updates, Freigaben, Rechnungen, Reporting. Das ist bei jedem Projekt identisch. Hier geht Zeit verloren. Hier entstehen Fehler. Und genau hier hilft Standardisierung.

Judgment-based Work (20%): Die eigentliche kreative Arbeit. Design-Entscheidungen, Strategieentwicklung, individuelle Problemlösung. Das bleibt einzigartig. Das soll einzigartig bleiben.

Der Rest (10%)? Chaos. Ungeplante Probleme, die immer wieder auftauchen. Auch die kann man oft vorhersehen – wenn man Daten hat.

Hier ist, was tatsächlich standardisiert werden kann:

1. Client Onboarding & Briefing: Das Email-Pingpong beenden

Das Problem: Jedes Projekt startet gleich. Mit 47 Mails hin und her. "Habt ihr ein Logo?" – "Ja, schicke ich morgen." – "Welche Farben sollen wir nutzen?" – "Weiß noch nicht, melde mich." – "Wer ist eure Zielgruppe?" – Stille.

Eine Webagentur aus Stuttgart – seit 8 Jahren am Markt, etwa 15 Festangestellte – hat 2023 für jedes neue Kundenprojekt durchschnittlich 3,5 Wochen für die Briefing-Phase gebraucht. Nicht weil die Projekte so komplex waren, sondern weil Informationen scheibchenweise gekommen sind. Jeder Account Manager hatte seine eigene Methode: Der eine hat Google Forms genutzt, die andere Word-Dokumente, der dritte hat Fragen im Zoom-Call gestellt und währenddessen Notizen getippt. Wenn dann ein Projekt tatsächlich gestartet ist, haben trotzdem immer die gleichen Infos gefehlt: Zugangsdaten, CI-Guidelines, bestehende Inhalte. Die PMs haben die erste Projektwoche damit verbracht, nachzufragen statt zu liefern.

Die Leadtime-Lösung:

Leadtime hat Questionnaires direkt in die Project Components integriert. Das bedeutet: Du baust einmalig einen strukturierten Fragenkatalog für jeden Projekt-Typ (z.B. "Website-Relaunch" oder "CRM-Implementation").

Der Client bekommt den Link. Er füllt alles aus – in seinem Tempo, ohne Zeitdruck. Die Antworten landen automatisch im System und fließen direkt in die Projektkalkulation. Keine vergessenen Details mehr. Keine Email-Schleifen.

Und das Beste: Die Effort-Schätzung passt sich automatisch an die Antworten an. Wenn der Kunde "Ja" bei "Mehrsprachigkeit gewünscht" klickt, springt die Kalkulation automatisch hoch. Transparent. Nachvollziehbar. Ohne dass jemand manuell rechnen muss.

2. Project Kickoff: Schluss mit Freestyle-Meetings

Das Problem: Jeder PM hat seinen eigenen Stil. Der eine startet mit "Also, lass uns mal schauen...", die andere mit einer 40-Folien-Präsentation. Manche vergessen, Zugänge zu klären. Andere vergessen, Timelines zu besprechen. Am Ende des Meetings weiß keiner so recht, was als nächstes passiert.

Ein IT-Systemhaus aus Köln – spezialisiert auf Softwareimplementierungen, etwa 50 Berater – hatte 2022 ein massives Onboarding-Problem. Wenn ein neuer PM angefangen hat, hat es drei Monate gedauert, bis er oder sie die "ungeschriebenen Regeln" drauf hatte: Wie sieht ein gutes Kickoff aus? Welche Infos müssen gesammelt werden? Wer muss eingebunden werden? Es gab kein Template. Keine Checkliste. Nur "learning by doing". Das Ergebnis: Jedes dritte Projekt ist holprig gestartet, weil in den ersten zwei Wochen elementare Dinge vergessen wurden – Zugänge, Freigabeprozesse, Ansprechpartner. Dann musste alles nachträglich geklärt werden.

Die Leadtime-Lösung:

In Leadtime baust du Project Components – wiederverwendbare Templates für jeden Projekt-Typ. Jede Component enthält Epics (Hauptabschnitte wie "Kickoff & Setup", "Design & Implementierung", "Testing & Go-Live") und darunter Work Packages mit konkreten Tasks.

Wenn ein neues Projekt startet, wählst du einfach die passende Component aus. Boom. Alle Work Packages sind da. Alle Checklisten. Alle Standard-Tasks. Der PM muss nicht mehr "erfinden", wie ein Website-Projekt läuft – er nutzt einfach die bewährte Struktur.

Und weil Leadtime modular ist, kannst du natürlich anpassen: Ein Work Package rausnehmen, eins hinzufügen, Effort adjustieren. Aber der Kern bleibt gleich. Das spart Zeit. Verhindert Fehler. Und gibt neuen Mitarbeitern sofort Struktur.

3. Recurring Tasks: Nie wieder "Hast du schon...?"

Das Problem: Es gibt Tasks, die in jedem Projekt auftauchen. Domain-Setup. Staging-Umgebung. Testing. Freigabe-Runden. Und trotzdem werden sie jedes Mal neu erfunden. Oder vergessen.

Eine Digitalagentur aus Hamburg – etwa 25 Mitarbeiter, spezialisiert auf E-Commerce – hat 2021 in jedem dritten Projekt mindestens zwei Tage verloren, weil Standard-Tasks nicht eingeplant waren. Beispiel: SEO-Setup. Jeder wusste, dass es gemacht werden muss. Aber es stand nie im ursprünglichen Plan. Also wurde es immer "nachträglich reingeschoben" – entweder kurz vor Go-Live (Stress) oder komplett vergessen (dann haben sich die Kunden drei Wochen später beschwert). Die Geschäftsführung hat diese "versteckten Tasks" nie in die Angebote einkalkuliert. Das Ergebnis: Projekte, die nach außen profitabel aussahen, waren es in der Realität nicht.

Die Leadtime-Lösung:

Mit Leadtime legst du Standard Work Packages in der Component Library an. Diese Packages enthalten alle Tasks, die immer wieder auftauchen – inklusive geschätztem Effort, Verantwortlichkeiten und Dependencies.

Wenn du ein neues Projekt planst, ziehst du einfach die nötigen Packages rein. Fertig. Kein Brainstorming. Keine vergessenen Schritte. Und weil Leadtime automatisch den Effort hochrechnet, ist jedes Angebot von Anfang an realistisch kalkuliert.

Du behältst die Kontrolle: Packages können angepasst, erweitert oder weggelassen werden. Aber die Basis ist da. Strukturiert. Wiederverwendbar. Skalierbar.

4. Proposals & Documentation: 4 Stunden pro Woche zurückgewinnen

Das Problem: Jedes Angebot wird von Grund auf neu geschrieben. Copy-Paste aus alten Dokumenten. Drei Leute prüfen es. Trotzdem sind immer Tippfehler drin. Oder falsche Zahlen. Oder veraltete Formulierungen.

Ein Beratungsunternehmen aus München – spezialisiert auf Digitalisierungsberatung, etwa 35 Consultants – hat 2023 festgestellt, dass jeder Senior Consultant durchschnittlich 6 Stunden pro Angebot investiert hat. Nicht in die Kalkulation. Nicht in die Strategie. Sondern ins Schreiben. Weil es kein Template gab. Jeder hat sein Angebot selbst zusammengebaut: Titelblatt von Projekt A, Leistungsbeschreibung von Projekt B, Zahlungsbedingungen abgetippt aus dem letzten PDF. Das Ergebnis: Angebote haben unterschiedlich ausgesehen, Formulierungen sind abgewichen, und Kunden haben regelmäßig gefragt: "Moment, letzte Woche stand da was anderes, oder?"

Die Leadtime-Lösung:

Leadtime hat Document Templates für Angebote, Verträge, Spezifikationen. Du erstellst sie einmal – mit Platzhaltern für Projektname, Kunde, Leistungen, Preise. Danach generierst du Dokumente mit einem Klick.

Noch besser: Weil die Daten aus den Questionnaires und Project Components kommen, sind alle Infos schon da. Du musst nichts abtippen. Keine Copy-Paste-Fehler. Keine veralteten Preise.

Studien zeigen, dass Projektmanager über 4 Stunden pro Woche einsparen, wenn sie standardisierte Templates nutzen. Das sind über 200 Stunden pro Jahr. Pro PM.