Die meisten digitalen Agenturen und Service-Unternehmen arbeiten mit Bauchgefühl. Sie schauen sich ein paar Deals in der Pipeline an, werfen einen Blick auf laufende Projekte und hoffen, dass es irgendwie passt.

Aber ohne strukturiertes Forecasting bleibt Wachstum unvorhersehbar, Einstellungsentscheidungen werden zu riskanten Wetten, und Kapazitätsengpässe überraschen das Team jedes Quartal aufs Neue.

Die Zahlen sind brutal klar:

• Nur 20% der Sales-Organisationen erreichen Forecasts innerhalb 5% ihrer Projektionen – 43% verfehlen ihre Ziele um mehr als 10%

• Laut Gartner verlassen sich über 90% der B2B-Unternehmen auf Intuition statt auf datenbasierte Analysen – und wundern sich über verfehlte Ziele

• Unternehmen, die KI-gestütztes Forecasting nutzen, verbessern ihre Prognosegenauigkeit um bis zu 50%

Und trotzdem hört man immer wieder: "Unsere Pipeline ist zu dynamisch für exakte Planung."

Bullshit.

Die drei Säulen einer echten Prognose

Eine belastbare Forecast basiert auf drei Elementen: offene Angebote, laufende Projekte und geplante Rahmenverträge oder Abos. Zusammen ergeben sie ein vollständiges Bild von zukünftiger Auslastung und Umsatz.

1. Offene Angebote & Opportunities: Gewichtete Wahrscheinlichkeit statt Wunschdenken

Offene Angebote sind zukünftiger Umsatz, der darauf wartet, Realität zu werden. Aber nicht jedes Angebot schließt ab. Die Kunst liegt darin, realistische Abschlusswahrscheinlichkeiten zu tracken.

Eine Digitalagentur aus Hamburg – gegründet 2019, etwa 20 Mitarbeiter, spezialisiert auf E-Commerce – hatte 2023 ein Problem: Das Sales-Team hat jeden offenen Deal mit "90% Wahrscheinlichkeit" bewertet. Das Ergebnis: Der Forecast war permanent zu optimistisch, Kapazitäten sind falsch geplant worden, und zwei Mal im Jahr musste die Geschäftsführung erklären, warum das Quartal 30% unter Plan geblieben ist. Nach der Einführung eines gewichteten Pipeline-Forecasts – basierend auf historischen Abschlussraten – ist die Prognosegenauigkeit von 62% auf 84% gestiegen.

Wie Leadtime das löst:

Im Sales / Estimates-Bereich zeigt die Estimates Overview alle offenen Angebote, Projektvorschläge und Express-Angebote. Jedes Estimate enthält Wert, Wahrscheinlichkeit und erwartetes Abschlussdatum.

Du kannst jetzt einen gewichteten Forecast erstellen: Ein Angebot über €100.000 mit 50% Wahrscheinlichkeit fließt mit €50.000 in die Prognose ein. So entsteht ein realistisches Bild – keine Garantie, aber eine fundierte Projektion.

Beispiel:

Eine Agentur hat drei Angebote draußen: €40.000, €50.000 und €30.000. Basierend auf historischen Abschlussraten rechnen sie mit 60%, 70% und 40% Wahrscheinlichkeit. Das ergibt: €24.000 + €35.000 + €12.000 = €71.000 erwarteter Umsatz im nächsten Quartal. Diese Zahl fließt direkt in die Umsatzprognose ein – nicht als Garantie, sondern als gut informierte Schätzung.

2. Laufende Projekte: Der Kern deiner kurzfristigen Planung

Laufende Projekte sind dein "in-flight revenue". Sie bestimmen deine kurzfristige Kapazität und deinen Abrechnungsplan. Für die meisten Agenturen liegt hier der Großteil des Umsatzes der kommenden Wochen und Monate.

Ein IT-Systemhaus aus München – gegründet 2016, inzwischen 45 Mitarbeiter, spezialisiert auf Softwareintegration – hatte 2024 ein Transparenzproblem: Niemand wusste genau, wann laufende Projekte abgerechnet werden. Es gab zwar Projektpläne, aber die waren nicht mit der Buchhaltung synchronisiert. Das Ergebnis: Der CFO hat jeden Monat überrascht festgestellt, dass entweder 40% mehr oder 30% weniger Rechnungen rausgingen als erwartet. Cash-Flow-Planung? Unmöglich.

Wie Leadtime das löst:

Das Turnover Insights Dashboard zeigt, wann Umsatz aus aktuellen Projekten abgerechnet wird. Du kannst nach Revenue Type filtern: stündliche Abrechnung, Festpreis-Pakete, Subscriptions, Meilenstein-Billing.

Indem du relevante Projekte und Zeiträume auswählst, visualisierst du, wie laufende Arbeit in zukünftigen Cash Flow übersetzt wird.

Beispiel:

Ein Website-Projekt läuft über drei Monate, mit Meilenstein-Abrechnung am Ende jeder Phase: €15.000 nach Design, €20.000 nach Entwicklung, €10.000 nach Go-Live. Die Prognose verteilt den erwarteten Umsatz realistisch über die Timeline – statt alles in einen Monat zu quetschen.

3. Rahmenverträge & Subscriptions: Dein planbarer Sockel

Rahmenverträge und wiederkehrende Subscriptions sind die stabile Basis deiner Prognose. Sie sind vorhersehbar, wiederholbar und bilden oft das Rückgrat deines Cash Flows.

Eine Beratungsfirma aus Köln – spezialisiert auf Change Management, etwa 30 Consultants – hat 2023 ihre Geschäftsstrategie umgestellt: Statt auf Einzelprojekte zu setzen, haben sie gezielt monatliche Rahmenverträge verkauft. Das Ergebnis: 60% des monatlichen Umsatzes sind jetzt planbar, unabhängig von neuen Deals. Die Geschäftsführung kann jetzt realistisch vorausplanen – Einstellungen, Investitionen, Wachstum – ohne jeden Monat auf Messers Schneide zu stehen.

Wie Leadtime das löst:

Das Turnover Insights Dashboard zeigt auch wiederkehrende Umsätze. Du filterst nach Revenue Types wie Fixed Subscriptions oder Variable Subscriptions und siehst genau, wie viel planbarer Umsatz jeden Monat reinkommt.

Das ist dein "Floor" – der Umsatz, auf den du zählen kannst, ohne einen einzigen neuen Deal abzuschließen.

Beispiel:

Fünf Kunden haben jeweils einen €5.000 monatlichen Rahmenvertrag. Das sind €25.000 planbarer Umsatz jeden Monat. Dieser Sockel wird on top der laufenden Projekte und offenen Opportunities gerechnet.

Von Insights zu Entscheidungen: Was du mit einer echten Prognose tust

Forecasting ist nur wertvoll, wenn es echte Entscheidungen antreibt. Sobald deine Pipeline sichtbar ist und deine Umsatzströme gemappt sind, kannst du:

Einstellungen planen – basierend auf realistischer Auslastungsprognose, nicht auf Panik.

Sales-Prioritäten setzen – Deals abschließen, die zur verfügbaren Kapazität passen.

Cash Flow glätten – weil du weißt, was kommt und wann.

Überlastung vermeiden – indem du Kapazitätsengpässe erkennst, bevor sie eintreten.

Beispiel:

Wenn deine Prognose zeigt, dass zwei große Projekte wahrscheinlich im gleichen Monat starten, kannst du proaktiv handeln: Freelancer buchen, Timelines verschieben oder Angebote anpassen, bevor Chaos ausbricht. Keine Überraschungen mehr – nur smarte, vorausschauende Planung.

Warum es funktioniert

Forecasting bedeutet nicht, weitere Spreadsheets zu deinem Stack hinzuzufügen. Es bedeutet, existierende operative Daten in strategische Insights zu verwandeln.

Leadtime verbindet Sales, Projektdurchführung und Abrechnung in einem System. Das heißt: Deine Prognosen basieren immer auf echten, aktuellen Daten – nicht auf Vermutungen.

Deine Pipeline wird so mehr als eine Liste von Deals. Sie wird zum Motor vorhersehbaren Wachstums.