Es gibt einen Unterschied zwischen Profitabilität und Liquidität. Profitabilität bedeutet: Du hast mehr eingenommen als ausgegeben – auf dem Papier. Liquidität bedeutet: Du hast das Geld tatsächlich auf dem Konto. Und genau hier liegt das Problem.

82% der kleinen Unternehmen scheitern an schlechtem Cash Flow Management, laut einer Studie der U.S. Bank. 60% erleben jährlich Cash-Flow-Probleme, so Intuit. Die Zahlen sind brutal: 22% können ihre Rechnungen nicht bezahlen, 45% zahlen sich selbst kein Gehalt.

Das ist kein Randphänomen. Das ist die Realität für die Mehrheit der kleinen und mittelständischen Unternehmen.

Eine SaaS-Firma aus Dresden – gegründet 2020, inzwischen 35 Mitarbeiter, spezialisiert auf HR-Software für den Mittelstand – hat genau das erlebt. 2023 haben sie 2,8 Millionen Euro Umsatz gemacht. Profitabel. Auf dem Papier. Aber im März mussten sie einen Kontokorrentkredit aufnehmen, um die Gehälter zu zahlen. Warum? Weil 400.000 Euro in offenen Forderungen steckten. Die Arbeit war längst geliefert, aber die Rechnungen waren zu langsam rausgegangen, und die Zahlungsziele waren zu lang. Cash Flow? Katastrophe.

Das Problem ist nicht, dass Kunden nicht zahlen wollen. Das Problem ist: Zwischen dem Ende der Arbeit und dem Eintreffen des Geldes liegt zu viel Zeit. Und diese Zeit kostet dich Liquidität.

Wie Leadtime hilft

Leadtime beschleunigt den gesamten Prozess von "Arbeit fertig" zu "Rechnung raus". Alles, was dein Team macht – Tickets, Projekte, Time Tracking, Change Requests – fließt automatisch in die Invoice Review. Sobald Arbeit abgeschlossen ist, kann sie abgerechnet werden. Keine Wartezeiten. Keine manuellen Sammelaktionen am Monatsende.

Das Ergebnis: Schnelleres Billing → kürzerer Cash Conversion Cycle → bessere Liquidität.

DSO: Die Kennzahl, die dein Überleben bestimmt

Die wichtigste Kennzahl für Cash Flow heißt DSO – Days Sales Outstanding. Sie misst die durchschnittliche Anzahl an Tagen zwischen "Rechnung raus" und "Geld auf dem Konto".

Der Median über alle Branchen liegt bei etwa 36-40 Tagen, laut APQC-Daten. Der durchschnittliche DSO in den USA beträgt 38,86 Tage laut dem National Summary of Domestic Trade Receivables (Q1 2023). Aber es gibt massive Unterschiede: Consulting und manche Branchen liegen oft bei 60-90+ Tagen. Retail und E-Commerce? Oft unter 30 Tage.

Als Faustregel gilt:

• 30 Tage oder weniger: Gut. Du sammelst Zahlungen effizient ein.

• 30-45 Tage: Durchschnitt. Es gibt Verbesserungspotenzial.

• 45+ Tage: Red Flag. Dein Cash Flow ist gefährdet.

Das Problem: Je länger dein DSO, desto länger ist dein Geld gebunden. Und je länger dein Geld gebunden ist, desto weniger Liquidität hast du für Operations, Wachstum oder unerwartete Ausgaben.

Eine Digitalagentur aus Köln – gegründet 2018, etwa 50 Mitarbeiter, spezialisiert auf App-Entwicklung für Mittelstandskunden – hat 2022 einen DSO von 62 Tagen gehabt. Das bedeutet: Im Durchschnitt hat es über zwei Monate gedauert, bis Geld auf dem Konto war. In der Zwischenzeit? Mussten sie Gehälter zahlen, Freelancer bezahlen, Softwarelizenzen erneuern. Das Unternehmen war profitabel – aber permanent unter Liquiditätsdruck. Der CFO hat 2023 gesagt: "Wir finanzieren faktisch unsere Kunden."

Nach der Einführung eines strukturierten Billing-Prozesses ist der DSO auf 38 Tage gesunken. Ergebnis: Deutlich weniger Stress, keine Engpässe mehr, und die Abhängigkeit von externem Finanzierungsbedarf ist verschwunden.

Wie Leadtime hilft

Leadtime verkürzt deinen DSO in zwei Schritten:

1. Schnellere Rechnungsstellung: Sobald Arbeit abgeschlossen ist, landet sie automatisch in der Invoice Review. Du klickst auf "Generate Invoice" – fertig. Statt Wochen dauert es Minuten.

2. Receivables Management: Die Rechnung landet automatisch in den offenen Forderungen. Wenn das Zahlungsziel überschritten wird, erscheint sie in der Overdue-Liste. Ein Klick – Reminder geht raus.

Weniger Verzögerung zwischen "Arbeit fertig" und "Rechnung raus" = kürzerer DSO = besserer Cash Flow.

Warum Billing bei digitalen Services so komplex ist

Wenn du eine Digitalagentur, IT-Beratung oder SaaS-Unternehmen betreibst, ist deine Billing-Struktur wahrscheinlich komplexer, als du denkst. Typische Einnahmequellen:

• Subscriptions: Monatliche oder jährliche Gebühren für Produktzugang

• Support-Services: Zeitbasierte Abrechnung für Tickets und Ad-hoc-Anfragen

• Projekte: Große Deliverables mit Meilensteinen, oft Fixpreis

• Change Requests: Zusätzliche Arbeit außerhalb des ursprünglichen Scopes

• Retainer: Monatliche Pauschalen für laufende Betreuung

Jede dieser Einnahmequellen hat unterschiedliche Abrechnungszyklen, Rates, Regeln und kundenspezifische Vereinbarungen. Diese Daten manuell jeden Monat zusammenzusammeln – über mehrere Kunden hinweg – ist zeitaufwendig und fehleranfällig.

Und hier ist der Haken: Jede Verzögerung oder jeder Fehler wirkt sich direkt auf deinen Cash Flow aus.

Mehr als die Hälfte aller B2B-Rechnungen in den USA ist überfällig, laut PYMNTS. Das liegt nicht daran, dass Kunden nicht zahlen wollen – sondern oft daran, dass die Rechnungen zu spät rausgehen, Fehler enthalten oder unklar sind.

Eine IT-Beratung aus Frankfurt – gegründet 2019, etwa 40 Consultants, spezialisiert auf SAP-Implementierungen – hat 2023 durchschnittlich 12 Tage gebraucht, um am Monatsende alle Daten für die Rechnungen zusammenzusuchen: Welche Tasks wurden erledigt? Wie viele Stunden wurden geloggt? Welche externen Kosten sind angefallen? Welche Change Requests wurden genehmigt?

Das manuelle Zusammensuchen hat nicht nur Zeit gekostet – es hat auch zu Fehlern geführt. Etwa jede fünfte Rechnung enthielt einen Fehler: falscher Stundensatz, fehlende Position, falsche Projektbezeichnung. Jeder Fehler bedeutete Korrektur, Verzögerung, und weiteren Cash-Flow-Stress.

Wie Leadtime hilft

Leadtime verbindet Operations und Finance direkt. Alles, was dein Team tut – Tickets, Projekte, Time Tracking, Change Requests – fließt automatisch in die Invoice Review.

Am Monatsende öffnest du die Invoice Review. Dort siehst du alle abrechenbaren Items, die noch nicht abgerechnet sind:

• Logged Time auf Support-Tickets

• Abgeschlossene Project Work Packages

• Subscription Renewals

• Retainer Agreements

• Manuelle Items wie externe Kosten

Du checkst sie kurz durch, klickst auf "Generate Invoice" – fertig. Keine Excel-Listen. Keine manuellen Sammelaktionen. Keine vergessenen Positionen.

Von Operations zu Cash – ohne Umweg

Schnelles, akkurates Billing ist nicht nur administrative Hygiene. Es ist ein strategischer Hebel für finanzielle Stabilität und Wachstum.

Es verbessert die Liquidität, ohne dass du Preise erhöhen oder Kosten senken musst. Es reduziert die Abhängigkeit von externer Finanzierung. Es baut Vertrauen bei Kunden auf durch professionelle, zuverlässige Rechnungen. Und es gibt dir als Gründer oder CFO Zeit zurück – Zeit, die du nicht mehr mit dem Hinterherlaufen von Zahlungen verbringen musst.

Leadtime integriert Billing tief in deine Projekt- und Service-Workflows. Das Ergebnis: Weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, schnellerer Cash-Zufluss, stärkere finanzielle Grundlagen.

Denn Leadtime sollte nicht aufhören, wenn das Projekt fertig ist. Es sollte weitergehen – bis das Geld auf dem Konto ist.