Hier ist die unbequeme Wahrheit: Professional-Service-Firmen haben durchschnittlich einen Gap von 5% zwischen "revenue sold" und "revenue earned". Das heißt: Du lieferst die Arbeit, aber du rechnest sie nicht ab.

Bei einem Unternehmen mit 500.000 Euro Jahresumsatz? 25.000 Euro verloren. Bei 5 Millionen? 250.000 Euro. Einfach so.

Die Zahlen sind brutal:

• 45% der Unternehmen sagen, revenue leakage ist ein systemisches Problem in ihrer Firma (Boston Consulting Group, 2020)

• 64% haben keine Tools, um revenue leakage zu managen (Boston Consulting Group, 2020)

• Die häufigste Ursache: Unbilled oder underbilled work

Das Problem ist nicht, dass Kunden nicht zahlen wollen. Das Problem ist, dass die Arbeit gar nicht erst auf der Rechnung landet.

Die vier größten Revenue Leaks

1. Unbilled Work: Die vergessenen Stunden

Das Problem: Dein Team liefert. Jeden Tag. Tickets werden bearbeitet, Calls werden geführt, Support wird geleistet. Aber am Ende des Monats? Fehlen 20% der Stunden in der Abrechnung.

Eine IT-Beratung aus Frankfurt – etwa 30 Consultants, spezialisiert auf SAP-Implementierungen – hat 2023 festgestellt, dass durchschnittlich 18% der geleisteten Arbeitsstunden nie abgerechnet wurden. Nicht weil sie nicht billable waren. Sondern weil sie vergessen wurden. Ein Consultant hat ein Quick-Fix-Ticket bearbeitet, 45 Minuten investiert, das Ticket geschlossen – und vergessen, die Zeit zu loggen. Ein anderer hat einen spontanen Client-Call gemacht, 30 Minuten telefoniert, keine Notes gemacht. Am Monatsende, beim manuellen Invoice-Building: Diese Stunden sind nicht mehr nachvollziehbar. Über 12 Monate: Über 120.000 Euro unbilled work.

Die Leadtime-Lösung:

In Leadtime landet alles, was gearbeitet wird, automatisch in der Invoice Review. Tickets? Sobald sie geschlossen werden, wandern sie in die Billing Queue. Zeiteinträge? Werden automatisch dem Projekt oder Ticket zugeordnet. Manuelle Items? Können direkt hinzugefügt werden.

Am Ende des Monats öffnest du die Invoice Review. Dort siehst du alle billable Items, die noch nicht abgerechnet sind. Du checkst sie kurz durch, klickst auf "Generate Invoice" – fertig. Keine Excel-Listen. Keine vergessenen Stunden. Keine manuellen Sammelaktionen.

2. Scope Creep: Die unbezahlten Extras

Das Problem: Der Kunde fragt: "Könntet ihr noch schnell...?" Dein Team sagt: "Klar, machen wir." Zwei Wochen später ist das Feature fertig. Aber auf der Rechnung? Steht es nicht.

Ein Webentwicklungs-Studio aus Hamburg – etwa 20 Entwickler, spezialisiert auf E-Commerce-Shops – hat 2022 in jedem zweiten Projekt zusätzliche Features gebaut, die nicht im ursprünglichen Scope waren. Beispiel: Ein Kunde hat einen Online-Shop bestellt. Mittendrin: "Wäre cool, wenn wir auch eine Wishlist hätten." Das Team hat es gebaut – drei Tage Arbeit. Aber niemand hat einen formellen Change Request erstellt. Das Projekt wurde zum Fixpreis abgerechnet. Die Wishlist? War gratis. Über 15 Projekte im Jahr: Geschätzte 45.000 Euro verschenkt.

Die Leadtime-Lösung:

Leadtime trennt sauber zwischen ursprünglichem Scope und Change Requests. Wenn ein Projekt startet, basiert es auf dem ursprünglichen Angebot mit definierten Work Packages. Sobald der Kunde etwas Zusätzliches will, wird ein Change Request angelegt – mit Beschreibung, Effort und Preis.

Beim Projekt-Billing erscheinen dann zwei separate Line Items: Basis-Projekt (Fixpreis) und Change Request (zusätzlich). Alles dokumentiert. Alles nachvollziehbar. Nichts verschenkt.

3. Verzögerte Invoices: Das Cash-Flow-Problem

Das Problem: Die Arbeit ist fertig. Die Rechnung wird erst drei Wochen später geschrieben. Der Kunde zahlt weitere vier Wochen später. Cash Flow? Katastrophe.

Ein SaaS-Unternehmen aus Berlin – etwa 35 Mitarbeiter, spezialisiert auf HR-Software – hat 2023 durchschnittlich 18 Tage gebraucht, um nach Projektabschluss eine Rechnung zu erstellen. Warum? Weil jemand manuell alle Daten zusammensuchen musste: Welche Tasks wurden erledigt? Wie viele Stunden wurden geloggt? Welche Third-Party-Costs sind angefallen? Das hat gedauert. In der Zwischenzeit: Kein Cash. Nur Kosten. Das Unternehmen hat faktisch seine eigenen Kunden finanziert – obwohl die Arbeit längst erledigt war.

Die Leadtime-Lösung:

Leadtime hat einen strukturierten Billing-Prozess in drei Schritten:

1. Invoice Review: Alle abrechenbaren Items werden automatisch gesammelt. Du siehst sofort: Was ist fertig? Was kann abgerechnet werden?

2. Billing & Dispatch: Du klickst auf "Generate Invoice", die Rechnung wird erstellt, bekommt eine laufende Nummer, und kann direkt an den Kunden geschickt werden.

3. Receivables Management: Die Rechnung landet automatisch in den offenen Forderungen. Wenn das Payment Deadline überschritten wird, erscheint sie in der Overdue-Liste. Ein Klick: Reminder geht raus.

Von "Arbeit fertig" zu "Rechnung raus": Minuten statt Wochen.

4. Manual Errors: Die teuren Tippfehler

Das Problem: Rechnungen werden manuell gebaut. Copy-Paste aus alten PDFs. Zahlen werden abgetippt. Stundensätze werden aus Excel kopiert. Und bei jedem Schritt: Fehlerrisiko.

Eine Unternehmensberatung aus Stuttgart – etwa 25 Berater, spezialisiert auf Change Management – hat 2022 festgestellt, dass in jedem vierten Invoice ein Fehler war. Mal war der Stundensatz falsch (80 Euro statt 120 Euro). Mal fehlte eine Position. Mal stand der falsche Projekttitel drauf. Jede Korrektur hat Zeit gekostet. Manche Fehler sind nie aufgefallen – und das Unternehmen hat weniger abgerechnet, als es hätte sollen. Geschätzter Jahresverlust durch Billing Errors: 30.000 Euro.

Die Leadtime-Lösung:

Leadtime generiert Invoices automatisch aus den System-Daten. Die Stundensätze? Kommen aus dem Kunden-Vertrag. Die geleisteten Stunden? Kommen aus dem Time Tracking. Die Projektbezeichnung? Kommt aus dem Projekt selbst. Alles ist verlinkt. Nichts wird manuell abgetippt.

Das Ergebnis: Keine Tippfehler. Keine falschen Rates. Keine vergessenen Positionen. Die Rechnung ist genau so akkurat wie die Daten im System – und die sind aktuell, weil dein Team damit täglich arbeitet.

Das eigentliche Problem ist nicht die Software

Revenue Leakage ist kein Tool-Problem. Es ist ein Prozess-Problem.

Die meisten Firmen behandeln Billing als getrennten Schritt am Ende des Monats. Die Operations-Teams arbeiten. Die Finance-Teams rechnen ab. Dazwischen? Ein schwarzes Loch, in dem Arbeit verschwindet.

Leadtime schließt dieses Loch. Es verbindet Operations und Finance direkt. Alles, was dein Team tut – Tickets, Projekte, Time Tracking, Change Requests – fließt automatisch in die Billing Review. Nichts geht verloren. Nichts wird vergessen.

Das Ergebnis: Mehr abgerechneter Umsatz. Schnellerer Cash Flow. Weniger Admin-Aufwand.

Und die 5%, die du bisher verloren hast? Landen dort, wo sie hingehören: Auf deiner Rechnung.