Montagmorgen, 9:15 Uhr. Du öffnest deine Ticket-Liste:

• Kunde A: "Kritischer Bug im Produktivbetrieb – sofort!"

• Kunde B: "Das Feature brauchen wir bis Freitag, sonst verschiebt sich der Launch"

• Kunde C: "Nur eine kleine Anpassung, dauert bestimmt nur 30 Minuten"

• Kunde D: "Wir haben das vor drei Wochen besprochen, wann kommt das endlich?"

• Kunde E: "Ist nur eine Kleinigkeit, aber der CEO fragt ständig nach"

• Kunde F: "Das blockiert gerade unser ganzes Team"

Alle haben einen Grund. Alle wollen es jetzt. Und du? Du hast 40 Stunden diese Woche. Nicht mehr.

Hier sind die Fakten: Studien zeigen, dass 60% der Projektmanager konkurrierende Prioritäten als Hauptgrund für Projektverzögerungen nennen. Und weitere Forschung belegt: Nur 40% der Projekte werden pünktlich fertig, obwohl 56% der Befragten überzeugt sind, ihre strategischen Ziele zu erreichen.

Das ist keine Ausnahme. Das ist die Norm.

Und das Verrückte: In den meisten Teams gibt es kein System für Priorisierung. Es läuft nach Bauchgefühl:

• Wer am lautesten schreit, gewinnt

• Wer die beste Beziehung zum Team Lead hat, kommt durch

• Was gestern noch "dringend" war, ist heute vergessen

• Was heute "kann warten" heißt, ist morgen der Notfall

Ohne Struktur wird Priorisierung zu Rätselraten. Und Rätselraten führt zu:

• Verpassten Deadlines (weil du am Falschen gearbeitet hast)

• Gestressten Teams (weil niemand weiß, was wirklich wichtig ist)

• Frustrierten Kunden (weil ihre Erwartungen nicht gemanagt wurden)

• Burnout (weil du versuchst, alle gleichzeitig glücklich zu machen)

Eine Digitalagentur aus München – 23 Mitarbeiter, spezialisiert auf E-Commerce-Plattformen – hat 2023 ihre Projektmanagement-Prozesse analysiert. Das Ergebnis war ernüchternd: 60% der wöchentlichen Planungsmeetings endeten ohne klare Priorisierung. Stattdessen haben Support-Mitarbeiter selbst entschieden, welche Tickets sie als nächstes bearbeiten. Basierend auf persönlichen Präferenzen, nicht auf Geschäftszielen.

Das führt zu einer pervertierten Logik: Die angenehmsten Tickets werden zuerst erledigt. Die wichtigsten landen ganz hinten.

Priorisierung ist ein System, kein Gefühl

Die Lösung ist nicht, härter zu arbeiten. Die Lösung ist, strukturierter zu priorisieren.

Leadtime bringt vier Tools zusammen, die Priorisierung vom Chaos zum System machen:

Big Picture klärt Prioritäten auf Projekt-Ebene – zusammen mit dem Kunden. Nicht mehr "alles ist wichtig", sondern eine klare, visuelle Reihenfolge, auf die sich beide Seiten geeinigt haben.

Pools geben Support-Mitarbeitern eine projektübergreifende Übersicht. Alle ihre Tickets aus allen Kundenprojekten in einer Ansicht. Horizontal sortierbar. Links = wichtig. Rechts = kann warten.

Pipeline macht aus der Priorisierung einen realistischen Plan. Welche Tickets werden diese Woche wirklich bearbeitet? Wer hat wie viel Kapazität? Die Pipeline zeigt es visuell – in 15-Minuten-Slots über die ganze Woche.

Stacks geben jedem Entwickler eine klare, persönliche Arbeitsliste. Keine mentale Jonglage mehr. Keine Slack-Unterbrechungen. Keine unklaren Prioritäten. Einfach von oben nach unten durcharbeiten.

Das ist kein Sammelsurium von vier separaten Features. Das ist ein integrierter Workflow.

So funktioniert es in der Realität

Stell dir vor: Montag, 10 Uhr. Wöchliches Planning-Meeting.

Der Support-Leiter einer Webagentur aus Berlin – 15 Entwickler, 12 aktive Kundenprojekte – öffnet die Pipeline auf dem großen Bildschirm. Jede Zeile zeigt einen Entwickler. Jede Spalte einen Tag.

Sarah hat diese Woche 24 Stunden verfügbar (Montag Urlaub, Freitag krank gemeldet). Tom hat 32 Stunden (40 minus 8 Stunden Meetings, die schon im Kalender stehen). Lisa hat 40 Stunden. Max, der Junior-Dev, hat 36 Stunden (4 Stunden sind für Code-Review mit einem Senior geblockt).

Der Support-Leiter hat sich vorher die Pools der Team-Mitglieder angeschaut. Dort haben die Support-Spezialisten bereits ihre Tickets horizontal sortiert – die wichtigsten ganz links.

Jetzt wird gemeinsam geplant:

"Sarah, du hast den kritischen Bug von Kunde A ganz links stehen. Wie lange brauchst du dafür?"

"Schätzung: 8 Stunden."

Der Support-Leiter zieht das Ticket auf Sarahs Zeile in der Pipeline. Montag ist rot – kein Platz (Urlaub). Er setzt es auf Dienstag. Die Pipeline zeigt sofort: 8 Stunden geplant, 8 Stunden verfügbar an dem Tag. Grün.

"Tom, bei dir steht das Feature für Kunde B ganz vorne. 12 Stunden geschätzt. Kannst du das diese Woche schaffen?"

Tom schaut auf seinen Kalender. "Mittwoch habe ich drei Meetings. Donnerstag und Freitag sollte gehen."

Der Support-Leiter platziert das Feature auf Donnerstag und Freitag. Die Pipeline wird gelb. Warnung: Leichte Überlastung (13 Stunden geplant, 12 verfügbar). Er verschiebt 2 Stunden auf die nächste Woche. Jetzt ist es grün.

So geht es weiter. Ticket für Ticket. Person für Person. Bis die Woche realistisch gefüllt ist.

Am Ende des Meetings wird die Woche als "aktiv" markiert. Automatisch landen alle geplanten Tickets – in der richtigen Reihenfolge – in den Stacks der Entwickler.

Sarah öffnet ihren Stack am Dienstag. Das erste Ticket steht ganz oben: der kritische Bug von Kunde A. Sie fängt an zu arbeiten. Keine Frage, was als nächstes kommt. Keine Ablenkung. Kein Rätselraten.

Am Mittwoch stößt sie auf ein Problem: Eine Anforderung ist unklar. Sie schiebt das Ticket in die Spalte "Get Feedback". Der zuständige Account Manager wird automatisch benachrichtigt. Sarah zieht das nächste Ticket nach oben und arbeitet weiter. Kein Stillstand. Keine Wartezeit.

Das ist der Unterschied: Von "Hoffentlich mache ich das Richtige" zu "Ich weiß genau, was als nächstes kommt."

Ein System, keine Wunschliste

Leadtime verbindet alle vier Ebenen zu einem nahtlosen Workflow:

Big Picture setzt Prioritäten auf Projektebene – gemeinsam mit dem Kunden.

Pools geben Support-Mitarbeitern eine projektübergreifende Übersicht.

Pipeline verteilt die Arbeit realistisch auf das Team – basierend auf echter Kapazität.

Stacks geben jedem eine klare, persönliche Arbeitsliste.

Jeder behält seine eigene Perspektive – aber innerhalb eines gemeinsamen, strukturierten Systems.

Das Ergebnis: Weniger Stress. Bessere Entscheidungen. Intelligentere Ressourcennutzung. Zufriedenere Kunden.

Priorisierung ist kein Gefühl. Priorisierung ist ein System.

Und wenn das System stimmt, musst du nicht mehr raten, was als nächstes kommt. Die Antwort ist bereits da – abgestimmt von allen, gestützt auf Fakten.

Das macht Priorisierung von einem täglichen Kampf zu einem Motor für fokussiertes Arbeiten und nachhaltiges Wachstum.