Lastenheft und Pflichtenheft für Software: ein Beispiel bis zum Angebot
Ein Lastenheft für Software beschreibt aus Sicht des Kunden, was die Software leisten soll, oft als Tabelle mit einer Anforderung je Zeile. Das Pflichtenheft des Dienstleisters zerlegt jede Zeile in Arbeitspakete mit Ergebnis und Aufwand und nennt Ausschlüsse, Mitwirkung des Kunden, Annahmen und Abnahmekriterien. Dieses Beispiel zeigt den Weg an einem erfundenen Fall: Aus der Zeile „mehrsprachig“ werden vier Arbeitspakete mit 82 Stunden.
Kurz erklärt
Die fünf Schritte des Ratgebers an einem Fall.
Der Fall ist erfunden und stammt aus dem Buch „Projekte, die sich rechnen.“: Die Versicherungsgruppe Auenhof beauftragt den Dienstleister Hanselink mit einem Maklerportal. Im Mittelpunkt steht eine Zeile: „mehrsprachig“. Das Ergebnis in Kürze: Hanselink bot alle 48 Zeilen zum Festpreis an, nur 11 bestehen die Prüfung, und allein „mehrsprachig“ kostet 82 Stunden, angeboten waren dafür null. Ein indikatives Angebot hätte gezeigt, was fest ist und was offen.
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Lastenheft prüfen
48 Zeilen, die meisten ein Satz. Zeile 7: „Die Plattform muss mehrsprachig sein.“ Zehn Fragen zeigen, ob das Lastenheft für einen Festpreis reicht. 11 von 48 Zeilen bestehen.
Zum Schritt → - 2
Zerlegen
Zwölf Fragen, sechs davon ändern den Aufwand. Daraus vier Arbeitspakete mit 82 Stunden. Angeboten waren null.
Zum Schritt → - 3
Indikativ anbieten
Ein erster, noch nicht verbindlicher Preis. Jede Position sagt, wie sicher sie ist: belastbar, unter Annahme, Spanne oder offen.
Zum Schritt → - 4
Nach dem Zuschlag: Pflichtenheft
Das Epic, also das große Thema „Sprachen“, mit Paketen, Ausschlüssen, Mitwirkung des Kunden, Annahmen und Abnahmekriterium.
Zum Schritt → - 5
Verbindlich anbieten
Mit dem freigegebenen Pflichtenheft wird der Preis in der Regel verbindlich. Diesen Schritt zeigt das Beispiel nicht mehr.
Vom indikativen zum verbindlichen Angebot →
Das Problem
Ein Lastenheft mit 48 Zeilen, die meisten ein Satz.
Auenhof ist ein mittelgroßer Versicherer mit mehreren Gesellschaften, darunter je eine Tochter in Österreich und in der Schweiz. Rund 1.200 Makler arbeiten mit Auenhof zusammen, bisher über ein altes Maklerportal. Gesucht ist eine moderne Plattform für die Zusammenarbeit mit den Maklern, in allen Gesellschaften, in allen Sprachen, angebunden an das eigene CRM.
Auenhof schreibt vier Anbieter an. Die Unterlagen: ein Begleitschreiben und eine Tabelle mit 48 Zeilen. Rückfragen sind nur schriftlich erlaubt, die Frist beträgt drei Wochen. Hanselink schätzt das Projekt im Ganzen, gibt auf alle 48 Zeilen einen Festpreis und bekommt den Zuschlag. Ein Pflichtenheft gibt es nicht. In der dritten Woche zeigt sich, was „mehrsprachig“ heißt: Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, und zwar für Oberfläche, Dokumentvorlagen, E-Mails und Berichte.
Lastenheft Auenhof, Auszug
- Einrichtung der Plattform für alle Gesellschaften.
- Mandantenfähigkeit für alle Gesellschaften der Gruppe.
- Rollen- und Rechtekonzept nach Vorgaben von Auenhof.
- Zeile 7 von 48Die Plattform muss mehrsprachig sein.
- Die Makler sollen alles an einem Ort finden.
- Gestaltung im Corporate Design.
- Übernahme der Bestandsdaten aus dem bestehenden Maklerportal.
- Bidirektionale Schnittstelle zum CRM.
Wortlaut aus Kapitel 1 und 5 des Buchs. Nummeriert ist im Buch nur Zeile 7.
Erfundener Fall aus dem Buch „Projekte, die sich rechnen.“, Kapitel 1 und 3. Zum Buch →
Schritt für Schritt
1 · Die Prüfung: 11 von 48 Zeilen bestehen.
Ob ein Lastenheft für einen Festpreis taugt, prüfen Sie mit zehn Fragen, bevor Sie einen Preis nennen. Jedes Nein gehört als Annahme ins Angebot oder als offene Position ins indikative Angebot. Hanselink lässt das Lastenheft von Auenhof erst hinterher durch die Checkliste laufen.
Sieben der zehn Fragen lassen sich am Fall direkt beantworten. Alle sieben fallen durch:
Zu den übrigen drei (Ziel in einem Satz, begründeter Termin, wer entscheidet und abnimmt) sagt das Buch beim Lastenheft nichts. Die vollständige Checkliste steht in Anhang A1 und als Vorlage zum Herunterladen. Zu den Vorlagen →
- Ist bei jeder Anforderung erkennbar, woran man merkt, dass sie erfüllt ist?Nein. „Rollen- und Rechtekonzept nach Vorgaben von Auenhof“ ist so allgemein, dass man fast alles hineinlesen kann.
- Sind Mengen genannt: Nutzer, Datensätze, Sprachen, Gesellschaften?Nein. Zeile 7 nennt keine einzige Sprache.
- Gibt es zu jeder Schnittstelle eine Beschreibung oder einen Ansprechpartner?Nein. Zum CRM gibt es keine Beschreibung, nur die Auskunft, die IT kümmere sich darum.
- Ist beschrieben, welche Daten übernommen werden, aus welchem System und in welchem Zustand?Nein. Das alte Portal enthält Daten aus zwölf Jahren, mit doppelten Einträgen. Was übernommen wird, steht nirgends.
- Ist klar, was der Kunde selbst beisteuert: Inhalte, Daten, Übersetzungen, Tests?Nein. Wer übersetzt, steht nicht im Lastenheft. Später soll Hanselink die Übersetzungen koordinieren.
- Ist das Lastenheft frei von Anforderungen, die nur aus einem Wort bestehen?Nein: „mehrsprachig“.
- Dürfen Sie vor dem Angebot mit jemandem sprechen, der die Anforderungen kennt?Nein. Rückfragen sind nur schriftlich erlaubt.
Was nicht dasteht, weil es selbstverständlich scheint: Christof Ebert nennt solche Lücken implizite Anforderungen. Was für den Kunden klar ist, schreibt er nicht auf, und der Dienstleister kann es nicht wissen. Welche Sprachen und welche Bereiche „mehrsprachig“ umfasst, zeigte sich bei Auenhof erst in der dritten Woche. Das Gegenmittel ist Frage 10 der Checkliste: ein Gespräch vor dem Angebot. Genau das war hier nicht erlaubt.
Ausführlich in Kapitel 5 und Anhang A1 von „Projekte, die sich rechnen.“ Zum Buch →
Schritt für Schritt
2 · Aus „mehrsprachig“ werden 82 Stunden.
Zwischen Anforderung und Schätzung liegen Fragen: Jede Antwort entscheidet, welche Pakete nötig sind. Hinter „mehrsprachig“ stehen zwölf Fragen, sechs davon entscheiden über den Aufwand. Mit den Antworten von Auenhof sieht das so aus:
| Frage | Antwort bei Auenhof | Wirkung |
|---|---|---|
| Welche Sprachen außer Deutsch? | Englisch, Französisch, Italienisch | 3 Sprachen |
| Was wird übersetzt? | Oberfläche, Dokumentvorlagen, E-Mails, Berichte | 4 Bereiche je Sprache |
| Wer übersetzt? | Hanselink koordiniert ein Übersetzungsbüro | zusätzliches Paket |
| Eigene Inhalte je Gesellschaft? | Ja, für Schweiz und Österreich | eigene Textvarianten |
| Daten aus dem CRM in allen Sprachen? | Nein, nur Deutsch | keine Stunden, als Annahme ins Pflichtenheft |
| Später weitere Sprachen? | Vielleicht Polnisch | jetzt keine Wirkung, im Pflichtenheft vermerken |
Daraus ergeben sich vier Arbeitspakete.
Hanselink hatte für die Mehrsprachigkeit nichts angesetzt, weil die Plattform schon auf Deutsch und Englisch lief. Die Oberfläche war tatsächlich vorhanden, alles andere nicht. Vor allem zeigt die Zerlegung Entscheidungen: „Wer übersetzt?“ hätte Auenhof beantworten müssen, bevor ein Preis feststeht.
| Arbeitspaket | Aufwand |
|---|---|
| Sprachen einrichtenje Sprache 6 Std. | 18 Std. |
| Vorlagen, E-Mails und Berichte übersetzen lassen und einpflegenje Sprache 3 Bereiche à 4 Std. | 36 Std. |
| Übersetzungen koordinierenAbstimmung mit Büro und Kunde, entfällt, wenn Auenhof selbst übersetzt (Schritte 3 und 4) | 16 Std. |
| Textvarianten je Gesellschaft2 Gesellschaften à 6 Std. | 12 Std. |
| Summe Mehrsprachigkeit | 82 Std. |
| davon angeboten | 0 Std. |
Ausführlich in Kapitel 3 (die zwölf Fragen) und Kapitel 7 (die Zerlegung) von „Projekte, die sich rechnen.“ Zum Buch →
Was anders ist
3 · Das indikative Angebot trennt Belastbares von Offenem.
Die meisten Kunden wollen einen Preis, bevor das Pflichtenheft fertig ist. Ein indikatives Angebot zeigt offen, welche Arbeitspakete schon einen belastbaren Aufwand haben und wo noch Klärung nötig ist. Für Auenhof hätte es so aussehen können. Das Epic „Sprachen“ steht darin mit 66 statt 82 Stunden und dem Status unter Annahme: Angenommen ist, dass Auenhof selbst übersetzt. Dann entfallen die 16 Stunden für die Koordination.
| Bereich | Status | Aufwand | Preis* |
|---|---|---|---|
| Grundeinrichtung, Gesellschaften, Rollen | belastbar | 96 Std. | 10.560 € |
| Gestaltung im Corporate Design | belastbar | 32 Std. | 3.520 € |
| Sprachen (3 Sprachen, Übersetzung durch Auenhof) | unter Annahme | 66 Std. | 7.260 € |
| Datenübernahme aus dem Maklerportal | Spannenach Datenanalyse | 40–90 Std. | 4.400–9.900 € |
| Bidirektionale CRM-Anbindung | offenAnalyse nötig | Analyse 16 Std., danach Angebot | 1.760 € + offen |
| Schulung, Test, Go-live | belastbar | 60 Std. | 6.600 € |
| Summe belastbar (inkl. unter Annahme) | 254 Std. | 27.940 € | |
| Summe mit Spannen | 310–360 Std. + CRM | 34.100–39.600 € + CRM | |
* Modellrechnung mit dem Stundensatz aus Kapitel 2 des Buchs (110 € pro Stunde). Die Summe belastbar zählt Grundeinrichtung, Gestaltung sowie Schulung, Test und Go-live. Dazu kommen die Sprachen: Sie stehen unter Annahme, ihr Aufwand steht aber fest, solange die Annahme gilt.
Ausführlich in Kapitel 9 von „Projekte, die sich rechnen.“ Wie Sie selbst indikativ anbieten, steht auf der Seite Indikatives Angebot →
So sieht es aus
4 · Nach dem Zuschlag wird die Zeile im Pflichtenheft ein Epic.
Neben den Paketen stehen die Teile, die in Pflichtenheften oft fehlen und später den meisten Streit auslösen: Ausschlüsse, Mitwirkung des Kunden, Annahmen und ein Abnahmekriterium.
Einrichtung Auenhof Versicherungsgruppe
Epic 4
Sprachen
Die Plattform wird für die Gesellschaften in Deutschland, Österreich und der Schweiz in vier Sprachen eingerichtet.
| Arbeitspaket | Aufwand |
|---|---|
| 4.1 Zusätzliche SprachenFranzösisch, Italienisch und Englisch neben Deutsch einrichten und testen, je Sprache 6 Std. | 18 Std. |
| 4.2 Übersetzte BereicheDokumentvorlagen, E-Mails und Berichte in allen drei Sprachen | 36 Std. |
| 4.3 Textvarianten je GesellschaftEigene Texte und Ansprechpartner für Österreich und die Schweiz | 12 Std. |
| Epic 4 gesamt | 66 Std. |
- Ausschlüsse
- Die Übersetzungen liefert Auenhof. Die Koordination eines Übersetzungsbüros ist nicht enthalten. Weitere Sprachen bietet Hanselink bei Bedarf gesondert an.
- Mitwirkung
- Auenhof liefert die übersetzten Texte je Sprache als Datei, spätestens zwei Wochen vor dem Abnahmetest. Ansprechpartnerin ist die Projektverantwortliche aus der Maklerbetreuung.
- Annahmen
- Die Oberfläche liegt auf Deutsch und Englisch bereits vor. Französisch und Italienisch werden über die vorhandene Sprachverwaltung ergänzt.
- Abnahmekriterium
- Testfall 4.2-1: Ein Makler der Schweizer Gesellschaft, bei dem Französisch eingestellt ist, erhält eine Benachrichtigung auf Französisch, mit der Ansprechpartnerin seiner Gesellschaft.
Ausführlich in Kapitel 7 und 8 von „Projekte, die sich rechnen.“ (Abb. 11). Wie das ganze Pflichtenheft aufgebaut ist, steht auf der Seite Pflichtenheft →
Zum Mitnehmen
Der ganze Fall, und Ihr eigener.
Häufige Fragen
Was oft gefragt wird.
Wie detailliert muss ein Lastenheft für Software sein?
So genau, dass ein Dienstleister es anbieten kann, ohne zu raten. Mindestens klärt es vier Punkte: Ziele, funktionale Anforderungen, nicht-funktionale Anforderungen (etwa Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit oder Bedienbarkeit) und den Rahmen aus Budget und Termin. Ob es reicht, zeigen die zehn Fragen aus Schritt 1: Jede Anforderung ist prüfbar, Mengen sind genannt, Schnittstellen beschrieben, und es ist klar, was der Kunde beisteuert.
Welche nicht-funktionalen Anforderungen gehören in ein Lastenheft für Software?
Alles, was beschreibt, wie gut die Software arbeiten soll: Antwortzeiten, Verfügbarkeit, Sicherheit, Bedienbarkeit, Wartbarkeit und auf welchen Geräten und Systemen sie laufen muss. Die Fachliteratur weist darauf hin, dass solche Qualitätsanforderungen schwer zu beschreiben und zu testen sind und stark auf die Architektur durchschlagen. Gerade deshalb bleiben sie in vielen Lastenheften vage. Schreiben Sie zu jeder einen messbaren Wert und die Bedingung, unter der er gelten soll.
Wie lang ist ein Pflichtenheft für ein Softwareprojekt?
Eine feste Seitenzahl gibt es nicht. Entscheidend ist, dass die zehn Abschnitte vollständig sind, von Ausgangslage und Ziel bis zu Abnahme und Änderungen, und dass jedes Arbeitspaket ein prüfbares Ergebnis und einen Aufwand hat. Im Buch hat das alte Pflichtenheft-Muster von Hanselink zwölf Seiten und keinen einzigen Ausschluss. Die Länge allein sagt also wenig.
Was kostet ein Pflichtenheft?
Eine allgemeine Zahl gibt es nicht. Der Preis hängt am Umfang und daran, wie gut der Kunde mitwirkt. Wie Sie das Pflichtenheft als eigene Leistung verkaufen, steht auf der Seite Indikatives Angebot.
Ist der Fall Auenhof echt?
Nein. Auenhof und Hanselink sind ein erfundener Fall aus dem Buch „Projekte, die sich rechnen.“ Die Stunden stammen aus dem Buch und passen über alle Kapitel zusammen. Die Euro-Beträge sind eine Modellrechnung mit 110 € pro Stunde.
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Nächster Schritt
Sie haben ein Lastenheft vom Kunden? Daraus wird ein Pflichtenheft.
Laden Sie das Lastenheft hoch und beantworten Sie höchstens zehn Fragen, nur solche, die den Aufwand ändern. Sie bekommen einen gegliederten Pflichtenheft-Entwurf mit Ihrem Logo, als Word und PDF. Was noch unklar ist, steht darin als offen. Die Stunden schätzen Sie selbst.
- Kostenlosohne Konto, E-Mail-Adresse freiwillig
- Höchstens 10 Fragender Rest steht im Pflichtenheft als offen
- Word und PDFmit Ihrem Logo und Ihrer Farbe