Lastenheft: Was hineingehört und woran Sie ein gutes erkennen
Von Lukas Ebner, Gründer von Leadtime · Stand: November 2026
Ein Lastenheft beschreibt, was geliefert werden soll und wozu, ohne festzulegen, wie: Ziele, funktionale und nicht-funktionale Anforderungen, Budget und Termin. Der Auftraggeber schreibt es. Auf dieser Grundlage schreibt der Dienstleister das Pflichtenheft.
Kurz erklärt
Der Kunde schreibt auf, was er braucht.
Das Lastenheft steht am Anfang eines Projekts, noch bevor ein Dienstleister feststeht. Es sagt, was erreicht werden soll, und lässt offen, wie.
- Wer schreibt es?
- Der Auftraggeber. Am besten eine erfahrene Projektleitung, die alle Beteiligten befragt, Widersprüche klärt und erst dann schreibt. In der Praxis oft, wer in der Fachabteilung gerade Zeit hat.
- Wann?
- Bevor Anbieter angefragt werden. Bei einer Ausschreibung bekommen alle Bieter das gleiche Lastenheft. Ohne Ausschreibung fehlt es oft ganz, dann gibt es nur ein Gespräch und Notizen.
- Wozu?
- Es ist die Grundlage für Angebote und für den Vergleich der Anbieter. Für sich allein ist es nicht verbindlich. Für die Umsetzung zählt das Pflichtenheft, sobald der Kunde es freigegeben hat.
- Was nicht hineingehört
- Die Lösung. Technik, Arbeitspakete (Teile mit prüfbarem Ergebnis, die einzeln geschätzt werden) und Aufwand beschreibt der Dienstleister im Pflichtenheft. Der Unterschied im Detail →
Kurz erklärt
Inhalt und Aufbau: acht Abschnitte.
Ein gutes Lastenheft klärt mindestens vier Punkte: Ziele, funktionale Anforderungen, nicht-funktionale Anforderungen und den Rahmen. In acht Abschnitten sieht die Gliederung so aus. Bei den meisten steht, welche Frage der Checkliste unten sie beantworten.
- 1
Ausgangslage
Wer ist der Auftraggeber, was ist der Anlass, warum jetzt?
- 2
Ziele Kernpunkt
Was soll das Projekt erreichen, in einem Satz? Woran merkt man danach, dass es erreicht ist?
Checkliste: Frage 1 - 3
Ist-Zustand und Mengen
Wie läuft es heute? Wie viele Nutzer, Datensätze, Sprachen, Gesellschaften, Seiten oder Produkte?
Checkliste: Frage 3 - 4
Funktionale Anforderungen Kernpunkt
Was genau soll die Lösung können? Eine Anforderung je Zeile, jede mit einem Satz, woran man erkennt, dass sie erfüllt ist. Keine Zeile, die nur aus einem Wort besteht.
Checkliste: Fragen 2 und 9 - 5
Nicht-funktionale Anforderungen Kernpunkt
Welche Qualität wird erwartet, etwa bei Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit oder Bedienbarkeit?
- 6
Schnittstellen und Daten
Mit welchen Systemen muss die Lösung sprechen, und wer kann sie beschreiben? Welche Daten werden übernommen, aus welchem System, in welchem Zustand?
Checkliste: Fragen 4 und 5 - 7
Rahmen: Budget und Termin Kernpunkt
Welches Budget, welcher Termin? Und woran hängt der Termin: an einer Messe, einem Vertragsende oder nur an einem Wunsch?
Checkliste: Frage 7 - 8
Beteiligte, Mitwirkung und Abnahme
Wer entscheidet, wer nimmt ab, wer beantwortet Rückfragen vor dem Angebot? Was steuert der Auftraggeber selbst bei: Inhalte, Daten, Übersetzungen, Tests?
Checkliste: Fragen 6, 8 und 10
Die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft definiert die DIN 69901-5:2009 (Projektmanagement, Projektmanagementsysteme, Teil 5: Begriffe). Eine feste Gliederung schreibt sie nicht vor. Die acht Abschnitte hier sind ein Vorschlag dieser Seite und keine Norm. Zusammen decken sie die zehn Fragen der Checkliste aus dem Buch ab.
Das Problem
Warum Lastenhefte so oft Lücken haben.
Ein belastbares Lastenheft verlangt Methode, technisches Verständnis und genaue Sprache. Dass es so oft misslingt, hat drei Gründe. Dazu kommt: Viele Auftraggeber merken nicht einmal, wie unvollständig ihr Lastenheft ist.
- Wenig ÜbungDie wenigsten schreiben regelmäßig längere technische Texte. Wer so ein Dokument zum ersten Mal schreibt, macht Fehler.
- Keine ZeitEntsteht das Lastenheft neben dem Tagesgeschäft, kommen Bruchstücke heraus und Sätze, die man so oder so lesen kann.
- Falsche ErwartungAnforderungen genau zu formulieren ist Sache des Auftraggebers. Oft wird trotzdem angenommen, der Anbieter schließe die Lücken selbst. Er ist ja der Fachmann.
Für den Dienstleister heißt das: Er muss übersetzen, aus der Sprache des Kunden in die Sprache der Umsetzung. Dafür stellt er Fragen, bevor er einen Preis nennt, und bekommt so, was er für ein seriöses Angebot braucht. So klären Sie Anforderungen →
Die Fachliteratur nennt zwei Lücken, die in Lastenheften immer wieder auftauchen. Die erste sind implizite Anforderungen: Was für den Kunden selbstverständlich ist, schreibt er nicht auf, und der Dienstleister kann es nicht wissen. Die zweite ist die Grenze: Was ausdrücklich nicht geliefert werden soll, steht fast nie drin. Beides klären Sie am schnellsten im Gespräch vor dem Angebot (Frage 10 der Checkliste).
Ausführlich in Kapitel 5 von „Projekte, die sich rechnen.“ Zum Buch →
Zum Mitnehmen
Ist dieses Lastenheft belastbar? Zehn Fragen.
Stellen Sie diese Fragen, bevor Sie einen Festpreis nennen. Jedes Nein gehört als Annahme ins Angebot oder als offene Position ins indikative Angebot, also in einen ersten, noch nicht verbindlichen Preis mit einem Status je Position. Klicken Sie bei jeder Frage auf Ja oder Nein.
Steht drin, was mit dem Projekt erreicht werden soll, in einem Satz?
Ziel in einem SatzIst bei jeder Anforderung erkennbar, woran man merkt, dass sie erfüllt ist?
Woran man „erfüllt“ erkenntSind Mengen genannt: Nutzer, Datensätze, Sprachen, Gesellschaften, Seiten, Produkte?
MengenGibt es zu jeder Schnittstelle eine Beschreibung oder einen Ansprechpartner, der sie liefern kann?
SchnittstellenIst beschrieben, welche Daten übernommen werden, aus welchem System und in welchem Zustand?
DatenübernahmeIst klar, was der Kunde selbst beisteuert: Inhalte, Daten, Übersetzungen, Tests, Ansprechpartner?
Mitwirkung des KundenIst der Termin begründet (Messe, Tagung, Vertragsende)?
Grund für den TerminIst erkennbar, wer beim Kunden entscheidet und wer abnimmt?
Wer entscheidet und abnimmtIst das Lastenheft frei von Anforderungen, die nur aus einem Wort bestehen („mehrsprachig“, „Suchfunktion“, „modern“)?
Anforderungen aus einem WortDürfen Sie vor dem Angebot mit jemandem sprechen, der die Anforderungen kennt?
Gespräch vor dem Angebot
Für Auftraggeber: Die gleichen zehn Fragen zeigen, was ein Dienstleister braucht. Je mehr davon Ihr Lastenheft mit Ja beantwortet, desto leichter fällt ihm ein Festpreis. Frage 9 ist umgekehrt gestellt als im Buch, damit überall Ja die gute Antwort ist.
So sieht es aus
Fünf Zeilen, die klar klingen.
Im erfundenen Fall aus dem Buch beauftragt die Versicherungsgruppe Auenhof den Dienstleister Hanselink mit einem Maklerportal für rund 1.200 Makler. Das Lastenheft ist eine Tabelle mit 48 Zeilen, die meisten ein Satz. Jede Zeile klingt klar. Zu jeder steht hier, welche Frage der Checkliste sie nicht besteht.
Lastenheft Maklerportal Auenhof, Auszug (5 von 48 Zeilen). Die Zeilennummern außer 7 sind als Beispiel gewählt.
- Zeile 4
Mandantenfähigkeit für alle Gesellschaften der Gruppe.
Mandantenfähig heißt: Jede Gesellschaft bekommt einen eigenen Bereich. Wie viele sind es, mit welchen Unterschieden? Frage 3 - Zeile 7
Die Plattform muss mehrsprachig sein.
Welche Sprachen, was wird übersetzt, wer übersetzt? Dahinter stecken zwölf Fragen. Fragen 3, 6, 9 - Zeile 9
Rollen- und Rechtekonzept nach Vorgaben von Auenhof.
Die Vorgaben fehlen. Mit gutem Willen passt fast jeder spätere Wunsch hinein. Frage 2 - Zeile 22
Übernahme der Bestandsdaten aus dem bestehenden Maklerportal.
Welche Daten, in welchem Zustand, und wer entscheidet, was übernommen wird? Frage 5 - Zeile 31
Bidirektionale Schnittstelle zum CRM.
Keine Beschreibung, kein Ansprechpartner. Auf Nachfrage hieß es nur, die IT kümmere sich darum. Frage 4
Prüft man alle 48 Zeilen gegen die Checkliste, bestehen 11. Angeboten hatte der Dienstleister alle 48 zum Festpreis. Was allein aus Zeile 7 wurde, zeigt das ganze Beispiel. Das ganze Beispiel bis zum Angebot →
Erfundener Fall aus dem Buch „Projekte, die sich rechnen.“, Kapitel 1, 3, 5 und 7. Der Wortlaut der Zeilen stammt aus dem Buch. Zum Buch →
Häufige Fragen
Was oft gefragt wird.
Was steht in einem Lastenheft?
Mindestens die Ziele des Projekts, die funktionalen Anforderungen (was die Lösung können soll), die nicht-funktionalen Anforderungen (welche Qualität erwartet wird) und der Rahmen aus Budget und Termin. Dazu gehören in der Praxis der Ist-Zustand mit Mengen, Schnittstellen und Daten, die Beteiligten und was der Auftraggeber selbst beisteuert. Wie es umgesetzt wird, steht nicht darin.
Wer schreibt das Lastenheft?
Der Auftraggeber. Am besten eine Projektleitung, die die Abläufe und das technische Umfeld kennt und alle Beteiligten befragt. Der Dienstleister kann helfen, etwa in einem gemeinsamen Workshop. Was gebraucht wird, entscheidet aber der Kunde.
Ist ein Lastenheft noch zeitgemäß?
Ja, sobald der Kunde einen festen Preis oder Termin braucht, etwa bei einer Ausschreibung. Umsetzen lässt sich das Projekt danach trotzdem agil. Mehr dazu →
Woran erkenne ich eine gute Anforderung?
Daran, dass man am fertigen Ergebnis mit Ja oder Nein entscheiden kann, ob sie erfüllt ist. Christof Ebert rät, jede Anforderung so zu lesen, wie ein Tester sie liest: Wie würde ich vor der Übergabe prüfen, ob das stimmt? Findet sich keine Antwort, ist sie zu vage. „Die Plattform muss mehrsprachig sein“ besteht diesen Test nicht. „Ein Makler der Schweizer Gesellschaft, bei dem Französisch eingestellt ist, erhält seine Benachrichtigungen auf Französisch“ besteht ihn.
Welche Wörter sollte man im Lastenheft vermeiden?
Wörter, die jeder anders lesen kann. Die Fachliteratur führt dazu Listen, hier eine Auswahl: „schnell“, „einfach“ und „benutzerfreundlich“ lassen sich nicht prüfen, solange keine Zahl oder Bedingung dabeisteht. „Unterstützt“ lässt offen, wie weit die Unterstützung geht. „Etc.“ und „z. B.“ machen aus einer Aufzählung eine offene Liste, „und/oder“ lässt offen, ob beides gemeint ist. „Sollte“ und „könnte“ lassen offen, ob etwas Pflicht ist. Wichtiges kennzeichnen Sie besser über eine Priorität. Und schreiben Sie je Satz nur eine Anforderung.
Welche DIN-Norm gilt für das Lastenheft?
Die DIN 69901-5:2009 (Projektmanagement, Projektmanagementsysteme, Teil 5: Begriffe) definiert Lastenheft und Pflichtenheft. Sie legt die Begriffe fest, keinen Aufbau. Für Automatisierungsprojekte beschreibt die Richtlinie VDI/VDE 3694 beide Dokumente ausführlicher. International beschreibt die ISO/IEC/IEEE 29148 das Requirements Engineering für Systeme und Software, ohne die deutschen Begriffe zu verwenden. Für ein gutes Lastenheft brauchen Sie keine davon, eine klare Gliederung reicht.
Was tun, wenn vor dem Angebot keine Rückfragen erlaubt sind?
Bei Ausschreibungen sind Rückfragen oft nur schriftlich und nur bis zu einer Frist erlaubt. Reichen Sie Ihre Fragen dann gesammelt und rechtzeitig schriftlich ein. Was offen bleibt, schreiben Sie als Annahme ins Angebot: „Wir gehen davon aus, dass …“. Mehr dazu →
Wie heißt Lastenheft auf Englisch?
Üblich sind „requirements specification“ oder genauer „customer requirements specification“. Das Pflichtenheft heißt „functional specification“. Mehr zu den Begriffen →
Gibt es eine Vorlage oder ein Beispiel?
Ja. Die Vorlage als Word folgt den acht Abschnitten oben, mit Ausfüllhilfen. Ein durchgehendes Beispiel zeigt das Lastenheft eines Softwareprojekts und das Pflichtenheft, das daraus entsteht. Beides ohne Anmeldung. Zu den Vorlagen → Zum Beispiel →
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Sie haben ein Lastenheft vom Kunden? Daraus wird ein Pflichtenheft.
Laden Sie das Lastenheft hoch und beantworten Sie höchstens zehn Fragen, nur solche, die den Aufwand ändern. Sie bekommen einen gegliederten Pflichtenheft-Entwurf mit Ihrem Logo, als Word und PDF. Was noch unklar ist, steht darin als offen. Die Stunden schätzen Sie selbst.
- Kostenlosohne Konto, E-Mail-Adresse freiwillig
- Höchstens 10 Fragender Rest steht im Pflichtenheft als offen
- Word und PDFmit Ihrem Logo und Ihrer Farbe