Pflichtenheft-Generator

Ratgeber: der Weg vom Lastenheft zum Angebot

Übersicht: der Weg in fünf SchrittenVom Lastenheft des Kunden zum verbindlichen Angebot, Schritt für Schritt. Lastenheft oder Pflichtenheft?Grundlagen: wer was schreibt und was zuerst kommt. Schritt 1: Lastenheft prüfenWas hineingehört und ob es für einen Festpreis reicht. Schritt 2: AnforderungsanalyseDas Lastenheft in Epics und Arbeitspakete zerlegen, die Sie einzeln schätzen. Schritte 3 und 5: Indikatives AngebotEinen Preis nennen, bevor das Pflichtenheft steht. Schritt 5: wann er verbindlich wird. Schritt 4: PflichtenheftNach dem Zuschlag klären und schreiben, auch die Abschnitte, die oft fehlen.
BeispielMaklerportal: vom Lastenheft zum AngebotDer erfundene Fall aus dem Buch. Die Schritte 1 bis 4 an einer Zeile: „mehrsprachig“.Beispiel ansehen →
RatgeberÜbersicht: der Weg in fünf SchrittenLastenheft oder Pflichtenheft?1Lastenheft prüfen2Anforderungsanalyse3Indikatives Angebot4PflichtenheftBeispiel: Maklerportal
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MehrDas BuchWas ist Leadtime?
Pflichtenheft-Generator
Ein Mann schreibt am Laptop in einem Textdokument, daneben ein ausgedrucktes Blatt.

Lastenheft-Vorlage und Pflichtenheft-Vorlage als Word, kostenlos

Sechs Vorlagen als Word-Datei (.docx), kostenlos und ohne Anmeldung: Lastenheft, Pflichtenheft, eine Checkliste zum Prüfen des Lastenhefts, zehn Fragen für das Erstgespräch, ein Testfall und ein indikatives Angebot, also ein erster Preis vor dem Pflichtenheft mit einem Status je Position. Graue Ausfüllhilfen sagen in jedem Abschnitt, was hineingehört. Die Pflichtenheft-Vorlage zeigt außerdem mit Beispielsätzen, wie genau es sein soll.

Schritt für Schritt

Welche Vorlage wann hilft.

Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber, das Pflichtenheft der Dienstleister. Checkliste und Testfall brauchen beide Seiten. Wer das Thema lernt und nur die Struktur sehen will, öffnet am besten die Pflichtenheft-Vorlage mit ihren Beispielsätzen.

Sie sind Auftraggeber

  1. Sie beschreiben, was Sie brauchen.Lastenheft
  2. Sie prüfen es, bevor Sie es an Anbieter schicken.Checkliste
  3. Sie nehmen das fertige Ergebnis ab.Testfall

Sie sind Dienstleister

  1. Sie führen das erste Gespräch mit dem Kunden.Zehn Fragen
  2. Das Lastenheft kommt, Sie prüfen, wie belastbar es ist.Checkliste
  3. Der Kunde will einen Preis, bevor alles geklärt ist.Indikatives Angebot
  4. Nach dem Zuschlag klären Sie die Lücken und schreiben auf, was Sie liefern.Pflichtenheft
  5. Sie legen fest, woran die Abnahme gemessen wird.Testfall

Zum Mitnehmen

Sechs Vorlagen, ohne Anmeldung.

Jede Vorlage öffnet sich in Word und in den gängigen Programmen, die .docx lesen. Oben ist Platz für Ihr Logo, unten steht klein, woher die Vorlage stammt.

Die Vorlagen folgen Kapitel 5 bis 10, Kapitel 20 und Anhang A des Buchs „Projekte, die sich rechnen.“ Der Fall Auenhof ist erfunden. Zum Buch →

Eine Projektleiterin steht mit einem dicken Stapel Papier am Stehpult, auf Monitor und Laptop ist Leadtime geöffnet.
Die Vorlagen sind Word-Dateien. Sie brauchen dafür kein Leadtime.

Häufige Fragen

Was oft gefragt wird.

Gibt es eine Lastenheft-Vorlage als Excel?

Nein, die Vorlagen gibt es nur als Word. Die Tabelle der funktionalen Anforderungen in der Lastenheft-Vorlage können Sie aber markieren, kopieren und in Excel einfügen. Spalten und Zeilen bleiben erhalten, Sie können dort also sortieren und filtern. Für den Einstieg ist eine Tabelle ohnehin gut, das empfiehlt auch die Fachliteratur: Jede Anforderung bekommt eine eigene Zeile mit festen Spalten, etwa Nummer, Anforderung, Abnahmekriterium, Menge und Priorität. Das zwingt zu mehr Struktur als Fließtext.

Brauche ich bei einem kleinen Projekt zwei getrennte Dokumente?

Nicht unbedingt. Christof Ebert empfiehlt gerade kleineren Firmen, Lastenheft, Pflichtenheft und Testfälle als ein Dokument wachsen zu lassen, mit eigenen Kapiteln und je einem Verantwortlichen. Missverständnisse fallen so früh auf, und es wird seltener mehr gebaut, als gebraucht wird. Mit unseren Vorlagen heißt das: Setzen Sie die Abschnitte der Pflichtenheft-Vorlage und die Testfälle hinter die Lastenheft-Vorlage, und halten Sie fest, welche Seite welches Kapitel schreibt.

Was sollte ich zu den Vorlagen ergänzen?

Ein Glossar. Die Fachliteratur empfiehlt, von Beginn an an einer Stelle festzuhalten, was Fachbegriffe, Abkürzungen und Alltagswörter mit besonderer Bedeutung im Projekt heißen, abgestimmt mit dem Kunden und gepflegt bis zum Ende. Im Maklerportal-Beispiel wäre „Gesellschaft“ so ein Wort: Steht im Glossar, dass damit jede Firma der Gruppe gemeint ist, auch die Töchter in Österreich und der Schweiz, liest niemand etwas anderes hinein.

Darf ich die Vorlagen ändern und weitergeben?

Ja, dafür sind sie gedacht. Sie dürfen die Vorlagen kostenlos nutzen, ändern und weitergeben, auch für Kundenprojekte. Setzen Sie Ihr Logo ein und passen Sie Abschnitte an Ihre Projekte an. Über den kleinen Hinweis in der Fußzeile freuen wir uns. Die Vorlagen sind Arbeitshilfen ohne Gewähr und keine Rechtsberatung. Was vertraglich gelten soll, stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab.

Gibt es eine DIN-Vorlage für Lastenheft und Pflichtenheft?

Eine verbindliche DIN-Vorlage gibt es nicht. Die DIN 69901-5:2009 (Projektmanagement, Projektmanagementsysteme, Teil 5: Begriffe) legt die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft fest, eine Gliederung zum Ausfüllen schreibt sie nicht vor. Für Automatisierungsprojekte beschreibt die Richtlinie VDI/VDE 3694 beide Dokumente ausführlicher. Unsere Vorlagen folgen der Gliederung aus dem Buch „Projekte, die sich rechnen.“ Eine Normvorlage sind sie nicht.

Kosten die Vorlagen etwas?

Nein. Sie laden sie ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse herunter.

Was ist der Unterschied zwischen der Lastenheft- und der Pflichtenheft-Vorlage?

Die Lastenheft-Vorlage ist für den Auftraggeber: Sie fragt nach Zielen, Anforderungen und Rahmen, also nach dem Was. Die Pflichtenheft-Vorlage ist für den Dienstleister: Sie gliedert die Leistung in Epics und Arbeitspakete und hat Abschnitte für Ausschlüsse, Annahmen, Mitwirkung und Abnahme, also für das Wie. Mehr zum Unterschied

Gibt es die Vorlagen auch als PDF?

Zum Ausfüllen gibt es sie nur als Word. Wenn Sie eine ausgefüllte Vorlage verschicken wollen, speichern Sie sie in Word als PDF.

Weiterlesen

Die nächsten Seiten.

Das LastenheftWas hineingehört und woran Sie ein gutes erkennen. Das PflichtenheftDie zehn Abschnitte und wie Sie es in drei Schritten schreiben. Lastenheft oder Pflichtenheft?Wer schreibt was, und was kommt zuerst.

Nächster Schritt

Sie haben ein Lastenheft vom Kunden? Daraus wird ein Pflichtenheft.

Laden Sie das Lastenheft hoch und beantworten Sie höchstens zehn Fragen, nur solche, die den Aufwand ändern. Sie bekommen einen gegliederten Pflichtenheft-Entwurf mit Ihrem Logo, als Word und PDF. Was noch unklar ist, steht darin als offen. Die Stunden schätzen Sie selbst.

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