Lastenheft oder Pflichtenheft: Wer schreibt was, und was kommt zuerst?
Von Lukas Ebner, Gründer von Leadtime · Stand: November 2026
Das Lastenheft kommt zuerst und stammt vom Auftraggeber. Es beschreibt, was erreicht werden soll. Das Pflichtenheft schreibt danach der Dienstleister. Es beschreibt, wie er die Anforderungen umsetzt und mit welchem Aufwand. Verbindlich wird das Pflichtenheft, wenn es Vertragsbestandteil ist, in der Regel nach der Freigabe durch den Kunden.
Kurz erklärt
Der Unterschied in einer Tabelle.
| Merkmal | Lastenheft | Pflichtenheft |
|---|---|---|
| Wer schreibt | der Auftraggeber (Kunde) | der Auftragnehmer (Dienstleister) |
| Beschreibt | das Was: Ziele und Anforderungen | das Wie: Pakete, Ergebnisse, Aufwand |
| Typische Form | Tabelle, eine Anforderung je Zeile | gegliedert nach Epics (großen Themen) und Arbeitspaketen (Teilen mit prüfbarem Ergebnis, die geschätzt werden) |
| Grenzen | selten genannt | Ausschlüsse, Mitwirkung des Kunden (was er selbst beisteuert), Annahmen |
| Dient als | Grundlage der Ausschreibung | Grundlage für Vertrag und Abnahme |
| Verbindlich | nicht für sich allein | ja, wenn es Vertragsbestandteil wird (meist nach Freigabe durch den Kunden) |
| Englisch | requirements specification | functional specification |
Eselsbrücke: Im Lastenheft steht, was der Kunde dem Dienstleister auflädt. Im Pflichtenheft steht, wozu sich der Dienstleister verpflichtet.
Schritt für Schritt
Erst das Lastenheft, dann das Pflichtenheft, dann der Preis.
So wäre es ideal. In der Praxis will der Kunde vorher einen Preis. Dann überbrückt ein indikatives Angebot die Zeit bis zum verbindlichen: ein erster, noch nicht verbindlicher Preis, der je Position sagt, was schon feststeht und was noch offen ist.
Idealer Weg
- Lastenheft
- Pflichtenheft beauftragen
- Pflichtenheft freigegeben
- verbindliches Angebot
- Umsetzung
Lehnt der Kunde danach ab, sind die Stunden für das Pflichtenheft trotzdem bezahlt.
Üblicher Weg
- Lastenheft prüfen und zerlegen
- indikatives Angebot
- Zuschlag, dann Lücken klären und Pflichtenheft schreiben
- verbindliches Angebot
- Umsetzung
Das indikative Angebot nennt je Position: belastbar, unter Annahme, Spanne oder offen.
Das Problem
Aus einer Zeile im Lastenheft wird ein Kapitel im Pflichtenheft.
Das Lastenheft sagt, was gebraucht wird. Das Pflichtenheft macht daraus Pakete mit Ergebnis, Aufwand und Grenzen. Im erfundenen Fall aus dem Buch beauftragt die Versicherungsgruppe Auenhof den Dienstleister Hanselink mit einem Maklerportal. So wird dort aus einer Zeile ein Kapitel:
Lastenheft Auenhof, Zeile 7
„Die Plattform muss mehrsprachig sein.“
Pflichtenheft, Epic 4: Sprachen
| Arbeitspaket | Ergebnis | Aufwand |
|---|---|---|
| 4.1 Zusätzliche Sprachen | Französisch, Italienisch und Englisch neben Deutsch eingerichtet und getestet | 18 Std. |
| 4.2 Übersetzte Bereiche | Dokumentvorlagen, E-Mails und Berichte in allen drei Sprachen | 36 Std. |
| 4.3 Textvarianten je Gesellschaft | Eigene Texte und Ansprechpartner für Österreich und die Schweiz | 12 Std. |
- Ausschluss
- Die Übersetzungen liefert der Kunde. Die Koordination eines Übersetzungsbüros ist nicht enthalten.
- Mitwirkung
- Der Kunde liefert die übersetzten Texte je Sprache als Datei, spätestens zwei Wochen vor dem Abnahmetest.
- Annahme
- Die Oberfläche liegt auf Deutsch und Englisch bereits vor. Französisch und Italienisch werden über die vorhandene Sprachverwaltung ergänzt.
- Abnahme
- Testfall 4.2-1: Ein Makler der Schweizer Gesellschaft, bei dem Französisch eingestellt ist, erhält eine Benachrichtigung auf Französisch, mit der Ansprechpartnerin seiner Gesellschaft.
Erfundener Fall aus dem Buch „Projekte, die sich rechnen.“, Kapitel 7 und 8. Welche Fragen dahinterstehen und warum hier 66 Stunden stehen statt 82, wenn der Dienstleister die Übersetzungen koordiniert, zeigt das ganze Beispiel →
Was anders ist
Ist ein Lastenheft in agilen Projekten noch zeitgemäß?
Ja, sobald der Kunde einen festen Preis oder Termin braucht. Agile Methoden gehen zu Recht davon aus, dass man nicht alles vorher weiß. Bei einer Ausschreibung mit Festpreis hilft das wenig: Dort braucht es am Anfang ein Lastenheft und ein Pflichtenheft. Umsetzen kann das Team danach trotzdem agil.
- Lastenheft und PflichtenheftFestpreis oder fester Termin, Ausschreibung, mehrere parallele Kundenprojekte
- Agil ohne Pflichtenheftlange Produktentwicklung mit festem Team, festes Monatsbudget statt festem Umfang, echte Unbekannte, die ein Prototyp klären muss
Häufige Fragen
Was oft gefragt wird.
Was kommt zuerst, Lastenheft oder Pflichtenheft?
Das Lastenheft. Der Auftraggeber schreibt es und schickt es an mögliche Dienstleister. Das Pflichtenheft entsteht danach beim Dienstleister, auf Grundlage des Lastenhefts und der Gespräche mit dem Kunden.
Wer schreibt das Lastenheft, wer das Pflichtenheft?
Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber, am besten eine Projektleitung, die die Abläufe kennt. Das Pflichtenheft schreibt der Dienstleister, meist die Projektleitung, die das Projekt später umsetzt.
Darf der Dienstleister das Lastenheft schreiben?
Er kann dabei helfen, etwa in einem Workshop. Was gebraucht wird, entscheidet aber der Kunde. Oder der Kunde beauftragt das Pflichtenheft als eigene, bezahlte Leistung.
Braucht man immer beide?
Bei kleinen Aufträgen reicht oft ein Angebot mit genauer Leistungsbeschreibung. Beruht ein Festpreis auf einem Lastenheft mit Lücken, lohnt sich das Pflichtenheft. Es ist der Maßstab, an dem am Ende abgenommen wird. In kleineren Projekten können beide auch in einem Dokument stehen, mit getrennten Kapiteln für das Was und das Wie und je einem Verantwortlichen. Christof Ebert empfiehlt das ausdrücklich für kleinere Unternehmen, weil Missverständnisse so früh auffallen.
Was, wenn das Lastenheft schon eine Lösung vorgibt?
Dann ist sie eine Vorgabe des Kunden und gehört ins Lastenheft. Nach der Fachliteratur entscheidet, wer etwas festlegt: Schreibt der Kunde ein bestimmtes Shopsystem vor, hält sich der Dienstleister daran. Will der Kunde nur seine Produkte selbst pflegen können, wählt der Dienstleister die Technik und beschreibt sie im Pflichtenheft. Fragen Sie bei jeder Lösung im Lastenheft nach, ob sie gesetzt ist oder nur als Beispiel gemeint war. Die Antwort ändert oft den Aufwand.
Ist ein Pflichtenheft rechtlich bindend?
Wird es im Vertrag als Leistungsbeschreibung vereinbart, ist es Teil des Vertrags. Was darin steht, ist dann geschuldet; was nicht darin steht, wird in der Regel als Änderung behandelt. Den genauen Wortlaut stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab. Das hier ist keine Rechtsberatung.
Wie heißen Lastenheft und Pflichtenheft auf Englisch?
Üblich sind „requirements specification“ (auch „customer requirements specification“) für das Lastenheft und „functional specification“ für das Pflichtenheft. Ein „SRS“ (software requirements specification) schreibt im Englischen meist die umsetzende Seite, es liegt also näher am Pflichtenheft. Ein „PRD“ (product requirements document) ist ein internes Produktdokument. Dass es im Deutschen zwei Dokumente gibt, begründet die Fachliteratur so: Eine Anforderung braucht oft mehrere Lösungsteile, und ein Lösungsteil erfüllt oft mehrere Anforderungen. Getrennte Dokumente oder Kapitel bilden das sauberer ab als eine einzige Spezifikation.
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Sie haben ein Lastenheft vom Kunden? Daraus wird ein Pflichtenheft.
Laden Sie das Lastenheft hoch und beantworten Sie höchstens zehn Fragen, nur solche, die den Aufwand ändern. Sie bekommen einen gegliederten Pflichtenheft-Entwurf mit Ihrem Logo, als Word und PDF. Was noch unklar ist, steht darin als offen. Die Stunden schätzen Sie selbst.
- Kostenlosohne Konto, E-Mail-Adresse freiwillig
- Höchstens 10 Fragender Rest steht im Pflichtenheft als offen
- Word und PDFmit Ihrem Logo und Ihrer Farbe