Indikatives Angebot: einen Preis nennen, bevor das Pflichtenheft steht

Ein Angebot vor dem Pflichtenheft. Es weist belastbare und offene Positionen getrennt aus, mit Annahmen und Spannen, und nennt, wann und wie das verbindliche Angebot folgt. In der Regel ist das nach der Freigabe des Pflichtenhefts. Der Begriff kommt aus der Praxis und ist kein Normbegriff. Indikativ heißt hier: ein Richtwert, noch nicht verbindlich.

Für den Gesamtpreis in der Regel nicht, und genau das sollte es ausdrücklich sagen: Es nennt je Position den Status und schreibt dazu, wann der Preis verbindlich wird. Wie weit einzelne Positionen binden, hängt vom Wortlaut und vom Vertrag ab. Schreiben Sie deshalb klar hinein, dass es ein indikatives Angebot ist. Das hier ist keine Rechtsberatung. Den genauen Wortlaut stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab.

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht. Ohne Pflichtenheft ist ein verbindlicher Festpreis nur mit großzügigen Sicherheitsreserven möglich, und in einer Ausschreibung fällt ein zu hohes Angebot schnell heraus. Wirksamer als ein höherer Puffer ist es, die Unsicherheit sichtbar zu machen: als Annahme, als Spanne oder als offene Position mit bezahlter Analyse.

Die Fachliteratur rät außerdem, Zeit und Budget nicht als stillen Puffer einzuplanen, weil ein Team verfügbare Zeit erfahrungsgemäß ausfüllt. Als Puffer dienen dort Prioritäten: Mit dem Kunden ist vorher vereinbart, welche Anforderungen weniger wichtig sind und notfalls später kommen. Das Wichtigste wird zuerst geliefert.

Dann nennen Sie ihn und sagen offen, was er abdeckt und dass er um den Puffer für die offenen Punkte höher ausfällt. Schreiben Sie zu jeder Zeile, die Sie nicht sicher schätzen können, Ihre Annahme ins Angebot: „Wir gehen davon aus, dass …“. Für echte Unbekannte bieten Sie ein eigenes Paket „Analyse“ zum festen Preis an, und Sie regeln im Angebot, wie Änderungen berechnet werden. Ist die Grundlage zu dünn, rät das Buch, im Zweifel auf das Projekt zu verzichten.

So gründlich, dass Sie jede Position einem der vier Status zuordnen können. Mehr braucht es an dieser Stelle nicht. Auch die Fachliteratur zum Requirements Engineering teilt die Analyse in zwei Stufen: eine grobe für Angebot und Planung, eine genaue nach dem Auftrag als Teil des Projekts. Das indikative Angebot ist das Ergebnis der ersten Stufe, das Pflichtenheft das der zweiten.

Von unten, wie im Kasten oben: Zerlegen Sie das Projekt in Epics und Arbeitspakete, jedes mit prüfbarem Ergebnis, und schätzen Sie die Pakete einzeln. Der Weg zum Aufwand führt über Fragen und Optionen. Was sich noch nicht schätzen lässt, bekommt einen Status statt einer erfundenen Zahl. Wie das Zerlegen geht, zeigt die Seite Anforderungsanalyse.

Bei vielen Ausschreibungen sind Rückfragen nur schriftlich erlaubt, oft nur bis zu einer festen Frist. Nutzen Sie diesen Weg: Sammeln Sie die Fragen, etwa aus der Checkliste, und reichen Sie sie rechtzeitig schriftlich ein. Was danach offen bleibt, schreiben Sie als Annahme ins Angebot: „Wir gehen davon aus, dass …“. Das Buch nennt das den wichtigsten Satz in einem Angebot auf schwacher Grundlage. Wo die Bedingungen der Ausschreibung es zulassen, weisen Sie Positionen mit Status aus oder bieten für echte Unbekannte eine Analyse als eigene Position an. Ob Spannen und Vorbehalte erlaubt sind, regeln diese Bedingungen; bei öffentlichen Ausschreibungen sind sie oft enger. Das hier ist keine Rechtsberatung. Lehnt der Kunde jedes Gespräch ab und ist das Lastenheft offensichtlich lückenhaft, zählt das Buch das zu den Warnzeichen einer Ausschreibung, die man kaum gewinnen kann, ohne zu verlieren.

Im idealen Weg der Kunde, als eigene Leistung vor dem Projekt (siehe die zwei Wege oben). Im üblichen Weg steht die Analyse als eigene Position im Angebot, wie im Beispiel oben.