Fracto Field: Leadtime für den Geräteservice in der Medizintechnik.

Eine Servicefirma für Medizintechnik

Wir zeigen Ihnen eine typische Servicefirma für Medizintechnik. Mit einem Netz an Technikern betreut sie Kliniken in ganz Deutschland: Sie führt sicherheitstechnische und messtechnische Kontrollen durch, erledigt Reparaturen, Inbetriebnahmen und Schulungen. In den meisten Firmen läuft das heute über Excel, Outlook und Papier. Die Einteilung der Techniker, die Stundenerfassung, die Dokumentation: Jeder Medienbruch kostet Zeit. Wir zeigen Ihnen, wie das in Fracto Field zusammenkommt.

Stammdaten

Zunächst die Stammdaten. Fracto Field bildet nicht nur die Kundenliste ab, sondern das ganze Umfeld einer Servicefirma: Kliniken als Kunden, dazu Hersteller, Partner und Lieferanten, nach Typ gruppiert. Klicken wir in einen Kunden. Die Übersicht fasst die wichtigsten Informationen zusammen: Stammdaten, Kontaktdaten und ob die Klinik zu einem Verbund gehört. Unter „Mitglieder“ pflegen Sie die Ansprechpartner in der Klinik. Die Kontakte lassen sich auch mit dem Adressbuch Ihres Smartphones synchronisieren.

Geräte

Unter „Objekte“ stehen die Geräte dieses Kunden. Objekte sind in Fracto Field die Dinge, die Sie betreuen, hier also Medizingeräte: mit Typ, Status und Seriennummer. Öffnen wir ein Gerät. Oben stehen Hersteller, Modell und Seriennummer. Darunter die Grundinformationen und Ihre eigenen Felder, zum Beispiel Inventarnummer, Baujahr, Geräteklasse und die Termine der letzten und der nächsten sicherheitstechnischen Kontrolle. Rechts sehen Sie die Aufgaben, die je an diesem Gerät gelaufen sind. Ruft die Klinik an und sagt, das Beatmungsgerät in OP drei spinnt, sehen Sie auf einen Blick alle Termine, alle Techniker und alle Einsätze der letzten Jahre. Im Journal hält das Backoffice fest, was nicht in einen Prüfbericht gehört: Vertragsänderungen, ein neuer Ansprechpartner beim Kunden, ungewöhnliche Vorkommnisse. Und unter „Dateien“ liegen Berichte, Prüfprotokolle, Bedienungsanleitungen und Datenblätter direkt am Gerät.

Rahmenverträge

Kundenbeziehungen heißen in Fracto Field Projekte. Es gibt einmalige Einzelprojekte und fortlaufende Projekte. Mit fortlaufenden Projekten bilden Sie die Rahmenverträge ab, die in der Branche üblich sind. Einem Rahmenvertrag sind die Geräte zugeordnet, die Ansprechpartner, die Vertragsdokumente, vielleicht eigene Serviceteams, und vor allem die Abrechnung. Wie abgerechnet wird, legen Sie sehr flexibel fest. Erstens: Festpreis-Abonnements, also eine monatliche oder jährliche Pauschale, etwa für die Servicebereitschaft. Zweitens: variabel berechnete Abonnements, also je betreutem Gerät. Wächst der Bestand, wächst die Rechnung mit. Drittens: Produkt-Abonnements mit Inklusivpaketen. Ein STK-Paket für Beatmungsgeräte enthält zum Beispiel zwei sicherheitstechnische Kontrollen pro Jahr. Parallel dazu vereinbaren Sie Support-Kontingente. Der Kunde kauft zum Beispiel eine feste Zahl an Servicestunden im Jahr zu einem Paketpreis. Ist das Kontingent verbraucht, gilt der normale Stundensatz. Fracto Field zählt automatisch mit, wie viel schon verbraucht ist.

Disposition

Es gibt also Kunden mit Projekten, an denen Geräte hängen, und dazu Aufträge. Da steigt die Komplexität schnell, und die Disposition muss den Überblick behalten. Dafür gibt es konfigurierbare Ansichten, zum Beispiel Kanban-Boards. Diese hier gruppiert die Aufträge nach Art: Wartung und Prüfung, Reparatur, Inbetriebnahme, Schulung. Genauso lässt sich nach Status gruppieren: eingegangen, angeboten, disponiert, in Bearbeitung, erledigt, abgerechnet. Die Ansicht ist auf die Region Ost gefiltert. So planen Sie für ein einzelnes Team. Gruppierung, Filter und Sortierung speichern Sie als eigene Ansicht, beim nächsten Login ist sie sofort da. Auftragsarten, Status und Abläufe legen Sie selbst fest.

Automatisierungen

Gerade in der Medizintechnik sind wiederkehrende Aufträge typisch: Prüfungen in festen Abständen, Wartungsverträge, die zur Verlängerung anstehen, monatliche Sammelrechnungen. Mit Excel und Outlook ist das aufwendig und fehleranfällig. Fracto Field hat dafür Automatisierungen mit einem KI-Agenten. Eine Automatisierung hat einen Auslöser, zum Beispiel jeden Montag um neun Uhr. Was der Agent tun soll, schreiben Sie in normaler Sprache, nicht in Code. Hier zum Beispiel: Suche alle Geräte, deren Prüfung in den nächsten dreißig Tagen fällig ist, und lege für jedes eine Aufgabe im Projekt des Kunden an. Andere Automatisierungen reagieren auf Ereignisse. Sobald ein neuer Auftrag entsteht, übernimmt der Agent die Einordnung. Und am ersten Werktag des Monats prüft er, ob bei erledigten Aufträgen Zeiten, Protokolle oder Produkte fehlen. Jeder Lauf wird protokolliert.

Auftrag aus der Mail

Jetzt schauen wir uns einen Auftrag von Anfang bis Ende an. Eine Klinik in Berlin meldet während einer laufenden Operation einen Druckabfall-Alarm an einem Beatmungsgerät. Die Meldung kam per Mail an die Helpdesk-Adresse, die Sie je Kunde einrichten. Aus der Mail ist automatisch eine Aufgabe entstanden, im richtigen Projekt, mit Standardstatus und Standardpriorität. Auf Wunsch geht eine Eingangsbestätigung an den Absender. In der Beschreibung steht die komplette Mail, so wie die Klinik sie geschrieben hat. Rechts stehen Projekt, Typ, Status, Priorität und wer zuständig ist. Dazu eigene Felder für den Einsatz: Einsatzort, Beginn und Ende. Welche Felder es gibt, legen Sie je Auftragsart fest. Eine Reparatur braucht andere Felder als eine Schulung. Und der Agent hat die Meldung schon eingeordnet: Er hat die Dringlichkeit bewertet, einen Techniker aus der Region vorgeschlagen und den Aufwand geschätzt. Das Ergebnis steht als Kommentar an der Aufgabe. Aus der Aufgabe heraus erstellen Sie mit einem Klick ein Express-Angebot. Empfänger ist der Ansprechpartner beim Kunden, die Position kommt aus der Aufwandsschätzung. Das Angebot geht als PDF mit Ihrem Briefkopf per Mail raus, und der Kunde nimmt es über einen Link an.

Techniker einplanen

Jetzt muss der Auftrag zu einem Techniker. Wer hat Zeit, wer ist in der Nähe? Oft plant die Disposition nicht nur eigene Leute ein, sondern auch Subunternehmer, freie Techniker und Aushilfen für Spitzenzeiten. Abgestimmt wird dann per Mail und Telefon, und das skaliert nicht. In Fracto Field verbindet jeder Mitarbeiter, fest oder frei, seinen Google-, Outlook- oder iCal-Kalender. Was in der Pipeline geplant wird, steht automatisch in seinem Kalender, mit Gerät, Adresse, Ansprechpartner und Zeitfenster. Der Techniker braucht morgens kein weiteres Programm, sein Kalender auf dem Handy genügt. Umgekehrt erscheint alles, was im persönlichen Kalender steht, als blockierter Zeitraum in der Pipeline: Urlaub, private Termine, ein Einsatz für einen anderen Auftraggeber. So kann die Disposition niemanden versehentlich doppelt verplanen. Geplant wird in der Pipeline. Links die Techniker, oben die Tage. Jeder Balken ist ein geplanter Einsatz. Es gibt drei Ansichten: die Übersicht für die Woche, die detaillierte Ansicht für stundengenaue Planung und den Kalender je Techniker. Aufträge ziehen Sie per Drag-and-drop aus der Seitenleiste auf einen freien Platz.

Einsatz und Bericht

So sieht ein Auftrag nach der Bearbeitung aus. Die Reparatur ist erledigt, die vier Stunden sind gebucht. Im Kommentar steht das Protokoll der Technikerin mit Uhrzeiten: Ankunft, Diagnose, getauschte Teile, Funktionstest, Übergabe. Und das hier ist der strukturierte Nachweis: ein Reparaturbericht als Formular, mit Fehlerbeschreibung, Diagnose, getauschten Teilen, Funktionstest, Restmängeln und Fotos. Die Vorlagen für solche Formulare pflegen Sie selbst, per Drag-and-drop. Auftrag erledigt, Stunden gebucht.

Abrechnung

Jetzt zur Abrechnung. In der Rechnungsprüfung sammeln sich automatisch alle abrechenbaren Posten, je Kunde und Monat: Pauschalen, Abrechnung je Gerät, Inklusivpakete und Einsätze außerhalb des Vertrags. Genau die Routinearbeit, die heute viel Zeit kostet und bei der Fehler teuer werden. Ein Klick öffnet einen Entwurf mit allen Positionen. Mit „Abrechnen“ wird daraus die Rechnung: fortlaufend nummeriert, mit Ihrem Briefkopf, Ihren Steuerregeln und Zahlungsbedingungen, als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Die erstellten Rechnungen stehen im Forderungsmanagement. Hier zum Beispiel die Rechnung, in der die Reparatur zusammen mit den Pauschalen des Monats abgerechnet ist. Von hier aus versenden Sie Rechnungen, prüfen Zahlungseingänge und schicken bei Bedarf Mahnungen. Das war der ganze Ablauf: Vertrag, Auftragseingang, Disposition, Einsatz und Abrechnung. Alles an einem Ort, in Fracto Field.