KundenChancen, Angebote, Produktkatalog
ProjektePlanung, Aufgaben, Abnahme
ServiceHelpdesk, Tickets, Kontingente, Objekte
TeamMenschen, Abwesenheit, Zeit
GeldRechnungen, E-Rechnung, Insights
AgentsLeadtime Agent, eigene Agents, Automatisierung
Produkt · Geld
Was gearbeitet wurde, wird auch abgerechnet.
Leadtime schlägt Ihnen vor, was abrechenbar ist: Stunden aus Tickets, Projekte, Abos und Kontingente. Sie prüfen, schicken die Rechnung raus und sehen, was bezahlt ist und was offen.
Sehen Sie den Bereich Geld in der echten App.
Dreieinhalb Minuten, von der Rechnungsprüfung bis zur Mahnung. Springen Sie direkt zu dem Teil, der Sie interessiert.
Transkript des Videos
Einführung
Dieses Video zeigt in vier Schritten, wie in Leadtime aus erledigter Arbeit Rechnungen werden: die Rechnungsprüfung, eine Abrechnung prüfen, Rechnungen versenden und den Zahlungsstand im Blick behalten.
Die Rechnungsprüfung
In der Rechnungsprüfung steht alles, was abgerechnet werden kann, aus allen Projekten. In jeder Zeile steht, woher es kommt: Support-Kontingente, Abonnements, gebuchte Arbeitszeit, Express-Angebote, Einzelprojekte und Abschlagszahlungen.
Eine Abrechnung prüfen
Öffnen wir die Abrechnung eines Betreuungsprojekts. Oben steht ein Express-Angebot, das jetzt abgerechnet werden kann. Darunter die gebuchte Arbeitszeit: acht Stunden Support zum Stundensatz von hundertfünfzig Euro. Klappen Sie die enthaltenen Aufgaben auf, sehen Sie jedes Ticket einzeln, mit geschätzter und berechneter Zeit. Korrigieren lässt sich hier jede Zeit, nach oben oder nach unten, in Schritten von einer Viertelstunde. Eine Stunde mehr, und die Summe rechnet sofort mit. Was sonst noch dazugehört, ergänzen Sie als manuelle Position. Unten stehen die Summen, in diesem Fall mit umgekehrter Umsatzsteuer. Erst wenn Sie auf „Abrechnen“ klicken, wird daraus eine Rechnung. Bis dahin können Sie alles anpassen.
Rechnungen versenden
Unter Forderungen liegen alle Rechnungen, sortiert nach neu, überfällig, bezahlt und storniert. Jede Rechnung zeigt Status, Projekt, Art der Rechnung, Zeitraum und den Kontakt beim Kunden. Sie schicken sie per E-Mail, laden sie herunter oder markieren sie als gesendet. Zum Herunterladen gibt es ein PDF mit E-Rechnung, ein PDF ohne oder die E-Rechnung als XML.
Zahlungen und Mahnungen
Geht das Geld ein, markieren Sie die Rechnung als bezahlt. Storniert wird mit einer Gutschrift. Was nicht pünktlich bezahlt wird, steht unter Überfällig, mit erster und zweiter Mahnung. Die Mahnung schicken Sie für jede Rechnung selbst ab. So wird aus erledigter Arbeit eine Rechnung, ohne dass jemand Stunden oder Positionen abtippt. Angebote, Tickets, Abonnements und Projekte landen in der Rechnungsprüfung, und Sie geben frei.
Was keiner findet, steht auf keiner Rechnung.
Die Stunden stehen auf Zetteln, die Tickets im Postfach, die Abos in der Tabelle vom letzten Monat. Wer die Rechnungen schreibt, muss alles zusammensuchen, und was dabei durchrutscht, ist verschenkt. In Leadtime steht es schon in der Rechnungsprüfung.
Vierzig Minuten Handarbeit je Rechnung werden fünf.
Die Rechnungsprüfung holt Stunden, Tickets, Kontingente und Abos von selbst zusammen. Weil nichts bis zum Monatsende gesammelt werden muss, kann die Rechnung früher raus, im Modell nach 2 statt nach 15 Tagen. Entsprechend früher kommt das Geld.
Rechnung zusammenstellen und prüfen, je Rechnung
Faktor8
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Alles Abrechenbare steht schon da. Sie prüfen nur noch.
Die Positionen stehen nach Kunde und Quelle sortiert bereit: Stunden aus geschlossenen Tickets, das Kontingent, Abos, Produkte und eigene Positionen. Sie korrigieren Stunden, nehmen ein Ticket heraus oder ergänzen etwas. Verbindlich wird es erst, wenn Sie die Rechnung erzeugen.
- 1Nach Quelle sortiert
- 2Stunden anpassen
- 3Ein Ticket herausnehmen
- 4Rechnung erzeugen
Jede Rechnung kommt aus gebuchter Arbeit.
Abgetippt wird nichts. Was im Angebot steht, was im Projekt passiert, welche Zeit gebucht und was im Support erledigt wird: Alles landet in der Rechnungsprüfung.
Die Schlussrechnung zieht die Abschläge selbst ab.
Stellen Sie ein Projekt auf „Abrechnen“, übernimmt Leadtime die Positionen aus dem angenommenen Angebot: Komponenten, Produkte und Change Requests. Abschläge, die Sie zwischendurch berechnet haben, sind dort schon abgezogen.
- AbschlägeTitel und Betrag legen Sie fest, berechnet wird, wann es passt.
- Getrennt oder zusammenOb Projekt, Change Requests und Abos auf eine Rechnung kommen oder jeweils auf eine eigene, legen Sie fest.
Abos und Kontingente muss keiner mehr von Hand nachtragen.
Jedes Abo legt seine Position selbst in die Prüfung, zum Festpreis oder je Einheit, monatlich, quartalsweise oder jährlich, so lange es läuft. Ein Support-Kontingent bringt seine Gebühr mit und zeigt, wie viele Stunden schon verbraucht sind. Was darüber hinausgeht, steht als „nicht abgedeckt“ gleich mit in der Prüfung.
Die Zahlen stimmen,
weil sie aus der Arbeit kommen.
Gesendet, fällig, bezahlt. Sie sehen bei jeder Rechnung, wo sie steht.
Jede erzeugte Rechnung steht unter Forderungen, sortiert nach Neu, Bezahlt, Überfällig und Storniert. Sie geht per Mail raus, als PDF mit E-Rechnung oder als XML, und das Zahlungsziel läuft ab dem Versand. Sobald das Geld da ist, markieren Sie sie als bezahlt.
- 1Rechnung ansehen
- 2PDF mit E-Rechnung
- 3Per Mail senden
- 4Als bezahlt markieren
Überfällige Rechnungen fallen auf. Die Mahnung ist mit einem Klick fertig.
Die Liste zeigt, seit wie vielen Tagen jede Rechnung überfällig ist und ob schon gemahnt wurde. Auf Wunsch kommen Mahngebühr und Verzugszinsen gleich dazu. Jede Mahnung schicken Sie selbst ab, per Mail oder als PDF.
Woher Ihr Umsatz kommt, und womit Sie nächsten Monat rechnen können.
Sie sehen Ihren Umsatz Monat für Monat, nach Projekt oder nach Umsatzart, im Vergleich oder als Summe. Mit „Trend einbeziehen“ schätzt Leadtime die kommenden Monate aus Ihren Abos, dem durchschnittlichen Support-Umsatz und den geplanten Projektterminen. Ansichten, die Sie oft brauchen, legen Sie aufs Dashboard oder exportieren sie nach Excel.
Ein Agent bereitet den Monatsabschluss vor. Sie geben frei.
Der Agent sieht nach, was noch nicht abgerechnet ist und welche Rechnungen überfällig sind. Mahnungen legt er als Entwurf an, und die Geschäftsführung bekommt den Monat in ein paar Sätzen zusammengefasst. Verschickt wird nichts, bevor Sie es freigeben.
Was ist diesen Monat noch nicht abgerechnet? Fragen Sie Leadtime. Drücken Sie ⌘K, unter Windows Strg+K, und fragen Sie in Ihren eigenen Worten. Die Antwort kommt aus Rechnungsprüfung, Forderungen und Insights und zeigt nur, was Sie ohnehin sehen dürfen.
Für die Abrechnung
- was noch nicht abgerechnet ist
- Auffälligkeiten in der Prüfung
- Mahnungen als Entwurf
Für die Geschäftsführung
- Umsatz des Monats nach Umsatzart
- was überfällig ist und seit wann
- was die Abos jeden Monat bringen
Der Monat
Der Agent
Monatsabschluss November vorbereiten.
- LesenRechnungsprüfung, Forderungen und Insights
- Abrechenbar33.215 € noch nicht abgerechnet
- Überfälligdrei Rechnungen, 10.021 € netto
- Entwürfezwei Mahnungen, nicht gesendet
- Zusammenfassungder November für die Geschäftsführung
- Sieprüfen und geben frei
In Leadtime
Was der Agent darf, legen Sie über seine Rolle fest, wie bei jedem im Team. Er liest Rechnungsprüfung und Forderungen und legt Mahnungen als Entwurf an. Was er getan hat, können Sie jederzeit nachlesen.
Alle Geld-Funktionen im Überblick.
Zu jeder Funktion steht ein Satz, was sie für Sie tut.
Rechnungsprüfung
Hier steht alles Abrechenbare aus Tickets, Projekten, Abos, Kontingenten, Produkten und Express-Angeboten.
Positionen bearbeiten
Positionen ändern, zusammenführen oder ergänzen, Stunden und Titel anpassen. Verbindlich wird es erst mit der Freigabe.
Aufgaben ausschließen
Einzelne Aufgaben nehmen Sie aus der Rechnung, und Bugs können als nicht abrechenbar gelten.
Projektrechnung mit Abschlägen
Die Positionen kommen aus dem Projekt. Abschläge mit Titel und Betrag zieht die Schlussrechnung selbst ab.
Getrennt oder gemischt
Projekt, Abos, Change Requests, Express-Angebote und Abschläge rechnen Sie zusammen oder getrennt ab.
Stundensatz je Kunde
Ein Standardsatz gilt für alle. Für einzelne Kunden legen Sie einen eigenen fest.
Abos
Festpreis oder je Einheit, monatlich, quartalsweise oder jährlich, mit Beginn und Ende.
Abos aus dem Produktkatalog
Ein Produkt aus dem Katalog kommt mit seiner Variante als Abo von selbst ins Projekt.
Support-Kontingente
Was das Kontingent abdeckt, wird nicht einzeln berechnet. Reste übertragen Sie auf Wunsch in den nächsten Zeitraum.
Nicht abgedeckte Stunden
Was über das Kontingent hinausgeht, steht als „nicht abgedeckt“ in der Rechnungsprüfung.
Express-Angebote
Ein angenommenes Festpreis-Angebot am Ticket wird gesondert abgerechnet.
Neu, Bezahlt, Überfällig, Storniert
Jede Rechnung hat einen Status, und Sie sehen auf einen Blick, was noch aussteht.
E-Rechnung
Standard ist das PDF mit E-Rechnung. Daneben gibt es das PDF ohne und die E-Rechnung als XML.
Versand per Mail
Direkt aus Leadtime verschicken oder herunterladen und als gesendet markieren. Das Zahlungsziel läuft ab dem Versand.
Als bezahlt markieren
Mit Datum. Das Zahlungsziel in Tagen legen Sie für den Workspace oder je Kunde fest.
Storno mit Gutschrift
Eine Stornierung erzeugt die Gutschrift, und die Positionen gehen zurück in die Rechnungsprüfung.
Mahnungen
Erste und zweite Mahnung mit einem Klick, auf Wunsch mit Mahngebühr und Verzugszinsen. Abgeschickt wird jede einzeln, von Ihnen.
Umsatz nach Projekt oder Umsatzart
Support, Abos, Express-Angebote, Produkte und Projekte, im Vergleich oder als Summe.
Trend
Eine Schätzung aus Abos, dem durchschnittlichen Support-Umsatz und geplanten Projektterminen.
Dashboard und Excel
Ansichten legen Sie aufs Dashboard oder exportieren sie nach Excel.
MwSt. und Reverse Charge
Steuersätze mit Gültigkeitszeitraum, Reverse Charge für Rechnungen ins Ausland.
API, Zapier und n8n
Über die API, Zapier oder n8n legen andere Werkzeuge Rechnungen an, versenden sie oder markieren sie als bezahlt.
Agents und Leadtime Agent
Ein Agent fasst zusammen, was noch nicht abgerechnet ist, und bereitet Mahnungen als Entwurf vor. Versendet wird nur, was Sie erlauben.
Zeigen wir es an einer
Ihrer Abrechnungen.
Bringen Sie die Liste mit, aus der Sie heute Ihre Rechnungen schreiben. In 30 Minuten sehen Sie, wie viel davon Leadtime schon von selbst weiß.