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Auslastung besteht aus drei Zahlen: erfasst, abrechenbar und tatsächlich abgerechnet. Die Lücke dazwischen entsteht vor allem durch Stunden, die erst hinterher rekonstruiert werden. Was hilft, ist ein Tagesziel für abrechenbare Zeit, das jeder Mitarbeiter laufend sieht, und Zeiterfassung in Echtzeit. Für einen IT-Dienstleister mit 25 Leuten empfehle ich mindestens 50 % abrechenbare Zeit.
Das Problem im Servicegeschäft ist nicht, dass Leute zu wenig arbeiten. Gefühlt ist jeder Mitarbeiter immer ausgelastet. Die Frage ist, wie viel von diesem Tag am Ende auf einer Rechnung steht.
Die Branche insgesamt sieht dabei nicht gut aus. Laut dem jährlichen Benchmark von SPI Research lag die abrechenbare Auslastung professioneller Dienstleister 2025 im Schnitt bei 66,4 %, so niedrig wie nie seit Beginn der Erhebung.1 Ich glaube, das liegt weniger an fehlender Arbeit als daran, wie Stunden erfasst und gesteuert werden.
Drei Quoten, die man auseinanderhalten muss
Alle drei teilen durch dieselbe Basis, die verfügbaren Stunden: Sollzeit abzüglich Feiertagen, Urlaub, Krankheit und Weiterbildung. Was sich unterscheidet, ist der Zähler.
| Quote | Zähler | Beantwortet die Frage |
|---|---|---|
| Erfasste Auslastung | Stunden auf Kundenprojekten | Ist das Team beschäftigt? |
| Abrechenbare Quote | Stunden, die der Vertrag abrechenbar macht | Ist die Arbeit verkauft? |
| Abgerechnete Quote | Stunden, die auf einer Rechnung stehen | Kommt das Geld an? |
Die meisten Planungswerkzeuge zeigen die erste Zahl. Für die Marge zählt die dritte.
Wo die Stunden verschwinden
Zwischen „abrechenbar“ und „tatsächlich abgerechnet“ verschwinden die meisten Stunden durch unsauberes Aufschreiben. Die Tage bei Dienstleistern sind wahnsinnig fragmentiert. Man wird tausendmal unterbrochen: ein Anruf vom Kunden, eine kurze Frage aus dem Team, ein dringender Fehler zwischendurch.
Wer seine Zeit erst abends oder gar am Freitag rekonstruiert, verliert genau diese Stücke. Die 15 Minuten telefonische Beratung tauchen nirgends auf, weil sie zwischen zwei größeren Blöcken lagen. Am Ende der Woche steht dann „Projekt X, 6 Stunden“, und niemand weiß mehr, ob davon etwas abrechenbar gewesen wäre.
Deshalb gibt es in Leadtime die Möglichkeit, den laufenden Timer jederzeit zu pausieren und einen zweiten zu starten. Kommt ein Anruf, läuft für diese 15 Minuten ein eigener Timer auf den Kunden, der anruft. Danach geht es mit dem ersten weiter. Das klingt nach einer Kleinigkeit, aber genau so entstehen die Stunden, die sonst fehlen.
Ein Ziel pro Tag statt einer Quote pro Monat
Wir haben irgendwann angefangen, unseren Mitarbeitern ein Ziel für abrechenbare Zeit pro Tag zu setzen. Zum Beispiel: Von 8 Arbeitsstunden sollen 4 abrechenbar sein. Dieses Konzept haben wir auch in Leadtime eingebaut. Jeder sieht den ganzen Tag einen Zeitring, der sich füllt, und kann darauf hinarbeiten, dass das Ziel erreicht wird.
Der Unterschied zum Monatsbericht ist der Zeitpunkt. Eine Quote, die am Monatsende in der Geschäftsführerrunde auftaucht, kann niemand mehr beeinflussen. Ein Tagesziel kann jeder Mitarbeiter heute noch erreichen. Es ist eine Mischung aus zwei Dingen: sich selbst ein Ziel setzen und konstant in Echtzeit messen. Beides zusammen wirkt, eins allein nicht.
Welche Zielgröße die richtige ist
85 % abrechenbare Zeit sind für manche Rollen absolut erstrebenswert, für andere nicht. Ein Entwickler kann 85 % gut erreichen. Bei jemandem mit kreativer Arbeit kommt bei so einem Ziel wahrscheinlich Schmarrn heraus. Das ist unnötiger Druck, weil die Arbeit so nicht funktioniert. Das Ziel muss zur Arbeit passen.
Für einen IT-Dienstleister mit 25 Leuten empfehle ich im Schnitt mindestens 50 % abrechenbare Zeit. Diese Zahl muss man mit dem eigenen Stundensatz ausbalancieren. Wie eng das zusammenhängt, zeigt ein Rechenbeispiel.
| Rechenbeispiel, pro Person und Jahr | Wert |
|---|---|
| Verfügbare Stunden (210 Tage × 8 h) | 1.680 h |
| Stundensatz | 110 € |
| Vollkosten (Gehalt, Nebenkosten, anteilig Miete und Verwaltung) | 85.000 € |
| Abgerechnete Quote, ab der die Person ihre Kosten trägt: 85.000 € ÷ (110 € × 1.680 h) | 46 % |
Wer unter 50 % liegt, arbeitet bei diesem Stundensatz also kaum über seinen eigenen Kosten. Jeder Punkt darüber ist Deckungsbeitrag. Bei 25 Personen ist ein einziger Prozentpunkt 420 Stunden im Jahr wert, bei 110 € also rund 46.000 € Umsatz für ein Team, das ohnehin da ist.
Bei 25 Leuten ist ein Prozentpunkt abrechenbare Zeit rund 46.000 € im Jahr wert.
Ein Teil der Lücke ist Routine: Stunden zusammensuchen, Beschreibungen nachtragen, Rechnungen schreiben. Genau diese Routine macht Leadtime, die Plattform für IT-Dienstleister, Agenturen und Beratungen, bis zu zehnmal schneller. Das ist eine Modellrechnung. Den Rechenweg und Ihre eigenen Zahlen finden Sie im Rechner.
Vier Zahlen für den Wochentermin
| Zahl | Woher | Wer handelt, wenn sie kippt |
|---|---|---|
| Geplant | Kapazitätsplanung | Leitung Delivery |
| Erfasst | Zeiterfassung in Echtzeit | Jeder selbst, über das Tagesziel |
| Abrechenbar | Erfasst, gefiltert nach Vertrag und Budget | Projektleitung, mit dem Kunden |
| Abgerechnet | Rechnungen der Woche | Buchhaltung, Geschäftsführung |
Aussagekräftig ist vor allem der Abstand zwischen zwei benachbarten Zahlen. Wächst er zwischen geplant und erfasst, stimmt die Planung nicht. Wächst er zwischen abrechenbar und abgerechnet, bleibt Geld liegen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Auslastung und abrechenbarer Quote?
Die Auslastung zählt alle Stunden auf Kundenprojekten. Die abrechenbare Quote zählt nur die Stunden, die Sie dem Kunden nach Vertrag in Rechnung stellen dürfen. Die Differenz sind Kulanz, Nacharbeit, interne Abstimmung auf Kundenprojekten und Überzug im Festpreis.
Welche abrechenbare Quote ist für einen IT-Dienstleister realistisch?
Das hängt an der Rolle. Ein Entwickler kann gut 85 % erreichen, bei kreativer Arbeit erzeugt so ein Ziel nur Druck. Für ein Team mit 25 Leuten halte ich mindestens 50 % im Schnitt für die Untergrenze, abgestimmt auf den eigenen Stundensatz.
Zählen Urlaub und Krankheit zu den verfügbaren Stunden?
Nein. Verfügbar sind die Stunden, die nach Feiertagen, Urlaub, Krankheit und Weiterbildung übrig bleiben. Sonst wirkt jede Quote im Sommer schlecht und im November gut.
Wie oft sollte man die Auslastung messen?
Jeden Tag beim einzelnen Mitarbeiter, über ein Tagesziel, das er selbst sieht. Wöchentlich im Team. Der Monatsbericht kommt zu spät, um noch etwas zu ändern.
Quellen
- SPI Research: Professional Services Maturity Benchmark 2026, Daten aus 2025, 509 Organisationen; durchschnittliche fakturierbare Auslastung 66,4 %. Zitiert nach Berichten von Certinia und Deltek, 2026.
- Rechenbeispiel: 25 Personen, 1.680 verfügbare Stunden, 110 € Stundensatz, 85.000 € Vollkosten pro Person. Alle Werte sind Annahmen zur Veranschaulichung.
- Faktor 10 für Routinearbeit: Modellrechnung von Leadtime, Annahmen und Rechenweg im Rechner.